Friluftsfrämjandet är idag Sveriges största friluftsorganisation med över 100 000 medlemmar, 7 000 frivilliga ledare och som utövar 10 miljoner friluftstimmar per år. Varje år behöver ett antal regionstämmor hållas men på grund av den rådande situationen gick det inte att genomföra dem fysiskt.
När situationen uppstod så gjorde Friluftsfrämjandet en snabb analys internt, vilka behov de hade för att kunna genomföra stämmorna digitalt och vände sig till AddPro med utmaningen.
”Det finns bra digitala lösningar därute men de är ofta dyra och vi hade inte budgeten då denna situation kom mycket snabbt. Vi var tvungna att försöka utgå från vad vi hade och göra det bästa utifrån det”
säger Erik Ehrner, CTO Friluftsfrämjandet.
Nära samarbete bidrog till snabb omställning
AddPro satte snabbt ihop ett team som fick kravspecifikationen och önskemålen. Då delar av teamet hade jobbat med Friluftsfrämjandet tidigare så kände de också till den nuvarande plattformen som Friluftsfrämjandet använde. På mycket kort tid formades en idé om hur man skulle kunna använda funktioner i Microsoft Teams ihop med andra Office 365-verktyg som till exempel Microsoft Forms.
”När den teoretiska lösningen var på plats så var det dags att testa den live. Vi valde ut ett antal medlemmar som vi bjöd in till teststämmor där allt provades. Vi hade upp till 4 teststämmor med en och samma grupp för att designa om och förbättra vårt tänk och flöde innan vi var klara. Det var viktigt för oss att säkerställa så att alla kände sig trygga med det förändrande upplägget”
säger Erik Ehrner.
Arman Zaman, en av AddPros konsulter i teamet berättar:
”Vi hade kort om tid på oss men då det finns tydliga regulatoriska krav kring en stämma så utmanade vi Friluftsfrämjandet i många av önskemålen och kraven. Vad är de mest centrala behoven, vad är det minsta som behöver göras för att ändå garantera att kraven uppfylls och samtidigt hålla processen och lösningen så enkel som möjligt för deltagarna?Vi satte till exempel krav på att bara de som har Friluftsfrämjandet MS Office-licens fick vara med och rösta (röstberättigade) och inte alla som var med på stämman. Detta gjordes via en privat kanal som kallades votering, där bara ombuden blev inbjudna. Denna rösträkning sköttes av utsedda rösträknare som såg till att allt genomfördes korrekt och enligt praxis”
fortsätter Arman.
Friluftsfrämjandet är imponerade över förändringsviljan hos sina medlemmar, hur de snabbt ställde upp och satte sig in i vad som behövde göras för att kunna genomföra dessa viktiga stämmor. Stämman är viktig för den demokratiska processen och är många gånger medlemmens fönster och möjlighet att påverka arbetet framåt i organisationen.
"Det blir mindre miljöavtryck och lägre resekostnader vilket leder till mer tid i skogen"
Erik Ehrner, CTO Friluftsfrämjandet
Nytt arbetssätt leder till nya möjligheter
Framöver kommer detta nya arbetssätt att fortsätta användas, exempelvis i region norr där de tidigare har haft stora utmaningar att träffas fysiskt på grund av de stora avstånden.
”Det kommer även att bli många andra positiva konsekvenser. Det blir mindre miljöavtryck och lägre resekostnader vilket leder till mer tid i skogen. Framförallt har det stärkt den demokratiska processen då alla kan vara med, även om du är sjuk, på semester eller av annan anledning inte fysiskt kan vara på plats”
säger Erik Ehrner.
”När vi ger våra medlemmar rätt förutsättningar och verktyg så kommer slutanvändarna tillbaka med ännu fler idéer och påhittiga lösningar på vardagsproblem. Stämmorna i framtiden kommer nog till mångt och mycket gå tillbaka till fysiska möten men för att öka inkluderingen kommer den även fortsättningsvis att sändas live” avslutar Erik.