Anpassa arenan för publiken i Teams Meeting och Teams Live med hjälp av Teams Rooms
lästid I minuter: 3
FXA 2020-okt-02 12:56:00
När företagets chef ska ställa sig inför de anställda och berätta att hon är gravid och kommer ta tjänstledigt ett år – då används entréhallens atrium där alla får plats. När ekonomichefen däremot behöver informera om nya regler för tjänsteresor så räcker mötesrummet på plan 3 i bortre hörnet. Så var det förr. I vår uppdaterade digitala arbetsmiljö använder vi i stället digitala verktyg som Teams-möten, Teams Live Events och Teams Rooms – men vad är skillnaden?
Låt oss presentera dem tre, en i taget:
- Teams Meeting är den vanligaste formen av möte där både deltagare och mötesarrangör kan tala och dela saker etcetera.
- Teams Live Event är mer av en producerad sändning där det enbart är presentatören som talar.
- Teams Rooms System är inte en mötesform utan mer en produkt för att genomföra och delta i Teams-möten.
I vanliga Teams-möten kan 300 personer samtidigt delta. Det räcker för de allra flesta tillfällen och är ett smidigt sätt att sprida information, byta tankar genom skriftliga meddelanden eller att olika talare kopplar upp sig – efter att ha använt handuppräckningsfunktionen i Teams – och säger vad de tycker via mikrofon.
Ett vanligt Teams-möte fungerar också ypperligt när ett enklare webinarium anordnas. Deltagarna bjuds in som till ett normalt möte, loggar in sig via länken och kan se dina delade presentationer och höra dig berätta om aktuella nyheter. Om besökarna önskar har de även möjlighet att kommunicera med dig och övriga gäster via chatt eller mikrofon.
Mer som en TV-sändning
Ibland kan det dock finnas anledningar till att möten ska vara mer enkelriktade. För sådana tillfällen – där direkt interaktivitet inte prioriteras– är Teams Live perfekt. Det blir mer som en TV-sändning där din organisation förmedlar video- och mötesinnehåll online med upp till 10.000 deltagare.
I Teams Live är det evenemangets värd som leder interaktionerna och publiken tar del av det som sänds i direktsändning eller i en inspelad version via Teams, Yammer eller Stream. Interaktion med presentatörerna kan ske via en fråga/svar-funktion eller i en Yammer-konversation. Om det vanliga Teams-mötet är jämlikt kan Teams Live beskrivas som ett en-till-många-event.
Så här fungerar Microsoft Teams Live
För att kunna producera eller vara presentatör för ett Live Event via Teams behöver du ha följande licenser:
- Microsoft eller Office 365 Enterprise E1, E3, E5 eller Office 365 Education A3, A5.
- Microsoft Teams-licens (vilket är inkluderat i licenserna ovan).
När du klickar på Nytt möte, i din Teams-kalender, kan du välja om du vill bjuda in till ett Live Event. Då får du en helt ny vy där du gör dina inställningar som ska gälla för eventet. Ska det finnas en fråga/svar-ruta med i sändningen, ska du använda olika kameror och behövs en separat ljudutrustning? Välj vem som ska ha rollen som producent med ansvar för tekniken och flöden, vem som blir moderator med ansvar för inkommande chat och vem som är presentatör. Du ställer också in vilka som ska kunna se din livesändning: internt i organisationen, till utvalda Teams-grupper eller kanske blir det en helt publik sändning som alla med tillgång till länken kan ta del av.
Efter ytterligare inställningar hamnar du i ett sändningsfönster. Där ser du vilket material som kan delas, vilket inslag som ligger i kö att sändas och ett fönster som är själva live-feeden. Precis som i sändningskontrollen på en TV-station, men väldigt överskådligt och lättförståeligt.
En fördel med Teams Live Event är att de du bjuder in kan ta del av eventet oavsett vilka licenser de har. Publiken kan se eventet via webbläsaren, anonymt om de vill, utan att behöva logga in. Eventlänken de får från dig fungerar också efter sändningen; då är det eventets inspelning som visas i webbläsaren.
Teams Rooms förenklar mötena
Du vet hur det känns att vara på väg in i mötesrummet. Något saknas. Fjärrkontrollen för projektorn, Mini DP-adaptern har fått ben och TV: n visar ingen bild. I värsta fall måste du leta efter IT-avdelningen för att få hjälp. Då är Teams Rooms lösningen.
Microsoft Teams Rooms är en rad produkter från flera leverantörer i form av mjuk- och hårdvara. De installeras i ett fysiskt mötesrum för att få den optimala mötesupplevelsen med Teams. Lösningen från varje MTR-leverantör ska innehålla:
- En pekskärm för användargränssnittet
- En kamera
- En högtalare
- En mikrofon
- Ett sätt för deltagare i rummet att visa innehåll från sina datorer
Microsoft Teams Rooms är en ”allt-i-ett-box” som gör sättet att mötas enkelt och problemfritt.
Behöver du hjälp att optimera arbetet i Teams eller kanske framtidssäkra ditt mötesrum? Kontakta oss på Itm8 så hjälper vi dig!