Öka din datasäkerhet och skydda din information i molnet

Data och information är det nya guldet. Att skydda det från obehöriga eller att den går förlorad blir att viktigare, IT-säkerhet är numera affärskritiskt. Mängden data vi hanterar idag gör det också svårt att hålla ordning på vad som är känslig data, offentlig data och vem som har behörighet till respektive.

Hur många Hollywood-filmer handlar inte om tillgången till data? För spänningens skull måste vår hjälte ofta skydda en plats eller ett fysiskt minne. Antalet USB-minnen och hårddiskar på villovägar i både filmer och i verkligheten är oräkneliga. Samtidigt ligger mycket av företags data i molnet där hackare inte behöver krypa genom ventilationssystem för att komma fram till serverrum. Data i molnet är teoretiskt tillgängligt var du än befinner dig om den inte skyddas.

Rikard Burman arbetar med säkerhetsfrågor på Itm8. Han har hjälpt många att ta tag i sin säkerhet för att jobba effektivt och tryggt i molnet. Han har sex tips och en liten varning till alla företag som vill skydda sin data från obehöriga och säkra att ingen information går förlorad av misstag.

1: Taggning av dokument

Microsoft 365 EMS har ett verktyg för datasäkerhet som heter Azure Information Protection (AIP) som gör det möjligt att tagga dokument. Det kan röra sig om taggar som konfidentiellt, internt och offentligt. När ett dokument sparas har författaren möjlighet att tagga dokumentet utifrån känsligheten i innehållet. I högre versioner av AIP kan taggningen ske automatiskt om dokumentet innehåller ett givet nyckelord. Till exempel kan ett dokument med ordet ”årsredovisning” automatiskt taggas som konfidentiellt. Taggningen är sedan grunden för behörighet, det vill säga vem som kan öppna, editera och skriva ut ett dokument.

2: Behörighet till filer och mappar

Behörigheten länkas helt naturligt till användaren. Många företag har redan börjat använda Teams och SharePoint för sitt samarbete. Det är lätt att sätta upp behörighet i vem som ser vad i respektive system men det går också att skydda filer som sparas i olika mappstrukturer. Det vill säga att filer sparade i ledningsgruppens SharePoint bara kan öppnas av ledningsgruppen. Om någon obehörig skulle försöka öppna ett skyddat dokument så loggas försöket och det går även att sätta larm när detta sker.

3: Delade dokument är skyddade

Det spelar ingen roll om det är filer på ett USB-minne som räcks över eller bifogas i ett mejl, många dokument som skulle göra stor skada i fel händer måste ibland delas. Ett mejl med en bifogad fil kan komma på villovägar eller fel fil bifogas i ett oaktsamt ögonblick. Med rätt tagning på dokumenten ökar datasäkerheten då bara behöriga kan öppna dem.

4: Med autospar går inget förlorat

Autospara är det första steget för att se till att ingen information går förlorad. Genom att arbeta mot OneDrive sparas alla ändringar automatiskt för det dokument du jobbar med. Är ni flera som arbetar i samma dokument finns det ingen risk för att ni sparar över varandras ändringar, autospar löser det automatiskt. Öppna ett dokument du arbetat i och du guidas till stycket du senast redigerade med hjälp av smarta funktioner.

Är ni flera som arbetar i samma dokument finns det ingen risk för att ni sparar över varandras ändringar, autospar löser det automatiskt. Öppna ett dokument du arbetat i och du guidas till stycket du senast redigerade med hjälp av smarta funktioner.

5: Inga fler konfliktkopior

Det finns även verktyg i SharePoint och därmed indirekt i Teams för versionshistorik. Med några enkla knapptryck kan ett dokuments versioner spåras. Genom att använda en samarbetsplattform som till exempel Teams kan flera personer arbeta i samma dokument samtidigt utan att det blir versioner eller konfliktkopior. Det sparar också tid då samanställningen av information, till exempel en rapport, sker i realtid. Genom att gå tillbaka i historiken kan du se vem som gjorde vad och när och återställa äldre versioner.

6: Checka ut ett dokument och ta kontrollen

Ibland uppstår situationer där du vill ha full kontroll över ett gemensamt dokument. Ingen annan ska kunna redigera eller addera förrän du har gjort dina ändringar. Kanske ska du flyga till en kund och vill jobba under resan? Checka ut ditt dokument ur SharePoint och ingen annan kan redigera det förrän du har checkat in det igen.

Data är bara värdefull om den är aktuell och uppdaterad. Att hitta rutiner och digitala verktyg för säker informationshantering är idag affärskritiskt för många företag.

Skugg-IT hotar datasäkerheten

Om det blir för omständligt med lager på lager av säkerhet utan att användbarheten beaktas kommer skugg-IT med största samolikhet att växa fram och hota datasäkerheten. Skugg-IT innebär att arbetsgrupper kommer hitta lösningar för att samarbeta utom IT-avdelningens kontroll. Det kan röra sig om chatt, molnlagringstjänster och hela samarbetsplattformar som inte administreras av företagets IT-avdelning. Genom att erbjuda effektiva verktyg som gör arbetet lättare och effektivare kan företag motverka skugg-IT och den säkerhetsrisk det innebär.

– En behörighet kan återkallas medan ett dokument på irrvägar för alltid är osäkert, avslutar Rikard.

Ta kontrollen över din datasäkerhet i molnet och samarbeta säkert. I vår workshop SecureIT får du testa de olika verktygen som skyddar din IT mot de hot som finns på nätet. Boka idag!

Ska vi träffas och prata om vad vi konkret kan göra för dig?