Heta listan: 5 framgångsfaktorer för digital transformation

Att effektivisera företagets affärsprocesser med AI och digitala verktyg på ett säkert sätt är en överlevnadsfråga för de flesta företag. Men när budgeten och resurserna inte lämnar utrymme för stora satsningar - hur kan du ändå visa konkret affärsnytta?

Det är en fråga många ställer sig och det med all rätt - enligt McKinsey misslyckas 70 procent av alla digitala transformationsprojekt.

Svaret har nästan aldrig med tekniken i sig att göra. Det handlar istället om hur den används ute i organisationen för att skapa nya, effektivare processer.

Ändå ser jag gång på gång samma övertro på teknik när jag är ute på företagen. Därför har jag kokat ned samlad erfarenhet och forskning till en snabb lista: 5 saker som kan avgöra om ert nästa transformationsprojekt kommer att sluta i diket eller ge ringar på vattnet.

Enjoy!

1. Börja smått och bygg kapacitet över tid

Organisationer som försöker göra allt på en gång överskattar ofta sin digitala mognad och underskattar komplexiteten. Det leder till projekt som tappar fart, möter internt motstånd och inte levererar verklig nytta. Och sen är årets digitaliseringsbudget förbrukad.

Ta istället små steg. Etappvisa projekt är lättare att styra, justera och lyckas med. Starta med konkreta, avgränsade initiativ som adresserar verkliga behov i verksamheten.

Välj lågt hängande frukter som kan visa snabb effekt för att bygga förtroende och tillit. De första initiativen är en chans för organisationen att lära sig arbeta med nya metoder, verktyg och mindset.

Vartefter organisationen lär sig använda de nya verktygen och arbetsmomenten – inklusive nya artificiella kollegor – kan ni lägga till fler delprocesser och användare.

2. Se teknik som möjliggörare – inte lösning

Tekniken i sig skapar inget affärsvärde. Om den inte är rätt kopplad till processer, beteenden och mål leder investeringar sällan till förbättringar. Snarare till dyra, ineffektiva system.

Kartlägg nuläget, utmaningarna och arbetsmönstren innan teknikval görs. Istället för att ”IT-chefen skriver kravspecen”, utforska sen vad ni vill uppnå – bättre kundupplevelse, effektivare flöden, lägre risk? Med nuläge och mål på plats kan verktygen anpassas till de nya, smartare arbetssätten – inte tvärtom.

3. Förankra projekten i verksamhetens behov och affärsmålen

När teknikutvecklingen drivs isolerat från verksamheten uppstår snabbt glapp mellan organisationens förväntningar och resultat. Många projekt faller på att lösningarna inte löser de viktiga problemen.

För att inte gå i denna fälla behöver användarna, verksamhetscheferna och nyckelpersonerna i verksamheten involveras tidigt. Deras behov och mål ska forma - om än inte diktera – den tekniska kravställningen.

4. Planera för drift, support och förvaltning

Många digitala lösningar blir mer eller mindre obsoleta när projektet avslutats, eftersom det inte finns några uttalade ansvar, resurser och rutiner för drift och vidareutveckling. Ofta slutar det med att de inte används eller att de som använder dem kräver betydligt mer support. Och sämre utväxling på investeringen.

Sätt därför tidigt en plan för hur lösningen ska förvaltas och stödjas. Budgetera för systemsupport, felsökning, användarstöd och utbildning. Säkerställ ägarskap och ansvar även efter go-live.

5. Synka teknik, människor och processer

Digital transformation lyckas när teknik, medarbetare och arbetssätt drar åt samma håll. Satsningar på teknik utan förändrade arbetssätt faller ofta platt.

Nyckeln är samarbete – men hur får man till stånd ett fruktbart samarbete mellan IT, verksamhet och ledning?

En bra början är att arbeta fram en digital roadmap tillsammans.

Få alla delar att samverka med en digital roadmap

Fokuserar ni på att välja rätt digitala plattformar och verktyg? Lönsam digitalisering är mer en fråga om att göra rätt saker, i rätt ordning, tillsammans.

Först när tekniken stöttar affären, arbetssätt förändras och användarna förstår nyttan skapar ni verkligt värde.

En digital roadmap kopplar tekniken till er affärsstrategi och verksamhetens behov. Genom att personer från olika team involveras kommer de olika teamen att bli synkade under arbetets gång och en gemensam plan förankras verksamheten. Det är också viktigt att kartlägga beroenden som talar om i vilken ordning saker behöver göras. Datakvalitet och cybersäkerhet före AI?

Med en och samma karta i handen kommer ni att veta vad nästa steg är och vart ni ska.

Therese Andén

Managementkonsult

5 vanliga digitaliseringsmisstag

Att utgå från tekniken, inte affärsmålen. Tekniken i sig förbättrar inte verksamheten, utan vad du gör med den.

Att IT-avdelningen kravställer utan verksamheten. Verksamhetschefer och medarbetarna som vars arbete faktiskt ska transformeras kopplas in för sent – eller inte alls. Resultatet blir lösningar som inte löser de faktiska problemen.

Att underskatta förändringsresan. Människor måste vilja och kunna använda den nya tekniken vilket kräver förankrar i organisationen.

Att sakna helhetsperspektiv. Det finns ingen koppling till en övergripande plan och olika delar av organisationen drar åt olika håll.

Att göra för mycket för snabbt. För stora projekt innan organisationen är mogen tenderar att dra över tidplan och budget utan att leverera tydlig nytta.

Att inte planera för drift, support och förvaltning. För att fungera långsiktigt behöver den nya lösningen förvaltas, vidareutvecklas och supporteras effektivt.