SLP (Swedish Logistic Property) är ett svenskt fastighetsbolag som förvärvar, förädlar och förvaltar logistikfastigheter.
Bolaget grundades 2018 och har sedan dess haft ett högt tillväxt- och förvärvstempo. För att möjliggöra fortsatt tillväxt av affären utan att växa organisationen fanns behov av att ytterligare effektivisera processer och leverera lättillgänglig data till organisationen. SLP anlitade Itm8för att implementera ett BI-verktyg för att göra datan molnbaserad och lättillgänglig för hela organisationen.
"Det har blivit en WOW-upplevelse för alla i bolaget."
Christoffer Widéen, Financial Controller och IT-ansvarig på SLP.
Statiska rapporter och mycket manuellt arbete
SLP växer snabbt både vad gäller antalet fastigheter och omsättning. Tillväxten kräver att bolaget har system och processer som går i linje med att vara en modern och snabbfotad fastighetsägare – något som ekonomiavdelningens verktyg för analyser inte har varit. Processen för ekonomisk uppföljning har tidigare varit personberoende och krävt mycket manuellt arbete i olika system, vilket både har inneburit en risk för handhavandefel och gjort data svårtillgänglig.
"Tidigare tog vi fram statiska rapporter på månadsbasis, säger ekonomichef Matilda Olsson. Vi på ekonomi fick också många frågor att hantera löpande. För att kunna fatta ännu bättre, datadrivna, beslut och agera snabbare ville vi lägga mer tid på analyser. Vi bestämde oss för att det var dags att förbättra våra processer och verktyg för uppföljning."
Implementering av automatiskt rapportverktyg
I början av 2022 kontaktade SLP AddPro. SLP hade bestämt sig för att implementera Power BI, ett rapportverktyg som gör att alla inom organisationen lättillgängligt kan plocka ut uppdaterad data på daglig basis – utan att vara beroende av ekonomiavdelningen.
– Vi hade samarbetat med Itm8tidigare när vi implementerade nya ekonomi- och konsolideringssystem och vi visste att de även hade resurser med djup kompetens inom Power BI,
säger Christoffer.
Med höga krav och en aggressiv tidsplan inleddes arbetet med en förstudie i mars följt av implementation. Itm8tog sig an rollen som projektledare och IT-konsult med ansvaret att implementera BI-verktyget utifrån SLP:s behov och önskemål. AddPros lösning var att automatisera hela flödet och samtidigt behålla flexibiliteten med hjälp av ett datalager i Microsoft Azure. Med grafer, tabeller och diagram i rapportverktyget Microsoft Power BI kunde även användarupplevelsen optimeras utifrån önskad data som underlag för beslutsprocesser. Syftet med datalagret var att samla in relevant information från befintliga system och att lagra, tvätta och förädla, slå ihop information mellan systemen och förbereda den för analys, säger AddPros projektledare Johan Falk. Samtidigt styrs rättigheter på rapporter och den underliggande datan som avgör vad och hur mycket information varje användare ska ha åtkomst till.
Stort värde i hela organisationen
Med Power BI kan alla i organisationen nu se helheten eller specifika fastigheter, jämföra data, hitta underlag ner på fakturanivå och göra egna analyser. Verktyget ger en helt annan kostnadskontroll och integrationen har skapat värde i hela organisationen genom tidsbesparing, möjlighet till mer datadrivna beslut och har gjort att SLP kan agera snabbare. Inte minst sparar ekonomiavdelningen tid som de kan använda till mer värdeskapande uppgifter.
"Förut la vi mycket tid på att ta fram data och mindre tid på att analysera, säger Matilda. Nu sparar vi tid på att ta fram data vilket ger mer tid till att göra mer kvalitativa analyser."
Användarvänlig och framtidssäker lösning
Trots en aggressiv tidsplan har implementationen och samarbetet gått smidigt.
"Vi upplever att alla vi samarbetat med på Itm8har varit väldigt kunniga och engagerade, säger Matilda. Johan Falk har varit en superbra hjälp i att bygga rapporterna eftersom han väldigt snabbt har förstått våra önskemål."
Reaktionerna internt har också varit positiva.
"Vid lanseringen för övriga organisationen visade vi runt i systemet, både hur lättillgänglig datan var och enkelheten att anpassa datan utifrån sina egna behov, då fick jag ett ”WOW – detta är bra”
säger Christoffer.
Den flexibla lösningen med datalager gör även att SLP kan koppla på fler datakällor och system i framtiden.
"Vi har verkligen fått upp ögonen för Power BI och hur vi kan använda det i organisationen. Det ska vi ta vidare och utveckla internt"
säger Christoffer.