Lunds Kommuns Fastighets AB (LKF) är ett allmännyttigt bostadsbolag med cirka 20.000 lundabor som hyresgäster. De vill säkerställa sin digitalisering för att själva kunna fokusera på kärnverksamheten och utveckla tjänsterna mot sina kunder. Sedan 2021 har de ett långsiktigt partnerskap med itm8 som agerar IT-avdelning.
Genom partnerskapet har vi tillgång till itm8:s professionalism, tid och förstås kompetens som är svårt att rekrytera internt. Det ger oss väldigt bra förutsättningar att använda tekniken på bästa sätt och fokusera på rätt saker,
säger Björn Lahti, digitaliseringschef på LKF.
LKF grundades 1947 och har ett stort ansvar och uppdrag att verksamheten fungerar eftersom människors hem ofta är en trygghet. Men det krävs också utveckling eftersom mer och mer blir uppkopplat vilket skapar både möjligheter och risker.Det är inte vår kärnverksamhet att driva IT, men det är väldigt relevant. Det är stora system med många funktioner, och fastigheter innehåller mer och mer teknik och IT-lösningar. Vi kan inte hantera och utveckla allt det själva samtidigt som vi minimerar riskerna. Vi behöver en partner som har tiden och alla dessa kompetenser, säger Björn.
Stor trygghet inom IT-leverans
itm8 agerar nu som LKF:s hela IT-avdelning och stöttar i allt från arbetsplatstjänster till managementkonsulter som hjälper till med verksamhetsprocesser. En stor del av lösningen är Microsofts produkter och tjänster.
Sedan vårt samarbete startade har vi lagt till vissa lösningar och tagit bort andra. Lösningen förändras så klart allt eftersom LKF:s behov förändras
säger Gabriel Rosberg, kundansvarig på itm8.
Malak Ismail som är leveransansvarig på LKF säger att samarbetet skapar stor trygghet och säkerhet för LKF. Det är en stor trygghet att vi har tillgång till itm8:s alla kompetenser inom IT-leverans och säkerhet. Som exempel stod jag på gymmet en fredag kväll och fick ett meddelande om att man hade hittat ett säkerhetshål. Det skulle vi nog aldrig ha upptäckt själva, och det kändes tryggt att veta att itm8 tog hand om det, säger hon.
Smidig process för onboarding
LKF valde itm8 som partner efter en upphandling där LKF tog fasta på bland annat itm8:s flexibilitet och framtidsvision. Vi och itm8 pratade om var de befann sig just då och var vi tycker att de borde vara i framtiden och de visade en bra förståelse för våra behov och vad vi önskade. Då kände vi att det borde bli ett bra partnerskap som skulle skapa nytta för båda två, säger Björn på LKF.
De skrev avtal i november 2021 och beslutet om ett leveransgodkännande kom i april 2022.
Vi gjorde en genomlysning av miljön för att få en uppfattning av vad de hade på plats. Sen flyttade vi alla delar i infrastrukturen till vår hosting, installerade arbetsplatstjänster och satte upp en servicedesk. För att hela processen skulle gå så smidigt som möjligt gjorde vi också en väl genomtänkt onboarding och skapade kunskapsartiklar om hur LKF:s verksamhet fungerar, säger Gabriel på itm8.
Justerar samverkansmodellen tillsammans
Förutom ny hårdvara och mjukvara har partnerskapet inneburit en stor förändring internt på LKF. Den mjuka delen att gå från intern erfarenhet och kunskap till att göra tydliga beställningar till itm8 har varit en stor process och förändringsresa. Vi har jobbat mycket med våra processer och onboardingen för att jacka in med itm8, och det har stärkt oss, säger Malak.
De två bolagen har jobbat fram samarbetet tillsammans för att göra det bästa möjliga av partnerskapet. I upphandlingen hade vi en samverkansmodell kring strategi, taktik och det operativa, och den justerar vi kontinuerligt tillsammans. Den inställningen måste man ha till ett partnerskap för annars blir det som en mer traditionell leverans, säger Björn på LKF.
Även Gabriel på itm8 säger att partnerskapet ger båda bolagen vinning i olika former.
- Ett riktigt bra partnerskap utvecklar båda parter. Vi på itm8 anpassar oss och gör leveranser som funkar för verksamheten i ett samråd, så det handlar inte bara om en kravställning som vi levererar på, säger han.
Kontinuitet i verksamhetsutvecklingen
Gabriel säger att de vill bli ännu mer inkluderade i LKF:s verksamhetsmål för att kunna bidra till verksamhetsutvecklingen och tjänster till LKF:s kunder.
Malak på LKF håller med och säger att de jobbar med itm8 som sina närmaste kollegor. Gränserna mellan oss suddas ut och det är utvecklande för båda. Även itm8:s tjänster och processer har förändrats. Allt det här skapar en kontinuitet över tid som inte bygger på att just vi är här, avslutar hon.