Vad gör du när Microsofts stänger ner Skype for Business Online?

Skype har länge varit ett digitalt favoritverktyg för chatt och möten på företag runt om i välden. Rubrikerna om att Skype ska stängas ner har fått många lite nervösa och oroliga. Vad händer nu? Det är alltid lite läskigt när något invant försvinner. Men misströsta inte. Det finns bättre digitala verktyg runt hörnet.

Det finns tre versioner av Skype

I själva verket har Skype fram till idag funnits i tre olika versioner:

Skype för Windows. Denna version av Skype finns inbyggd i Windows 10 och vänder sig främst till privatpersoner.

Skype for Business Server. En version av Skype för professionella användare som installeras lokalt på företaget, på deras servrar eller i en virtuell miljö. Den vänder sig till stora företag som vill använda Skype för telefoni och för att integrera mot andra system.

Skype for Business Online. En molnbaserad version av Skype for Business Server där vissa funktioner tagits bort, till exempel stöd för tusentals användare och integrationer mot andra system. Det är denna version av Skype som kommer att stängas ner.

Frukta inte, det finns redan en (bättre) ersättare

Är du en ivrig Skype for Business Online (Skype från och med nu) användare och undrar vad som kommer att hända? Som du säkert har hört kommer all Skype-funktionalitet flytta in i Microsoft Teams, som i sin tur är en integrerad del av Office 365.

För att titta närmare på hur du bäst förbereder dig för övergången har vi tagit hjälp av Mikael Roos, applikationsintegratör här på AddPro.

Först det tekniska

I övergången från Skype for Business till Teams behöver du inte tänka på hårdvaran, det är ju trots allt en online-tjänst vi pratar om. Men det är viktigt att du kontrollerar att dina partners och kunder har tillgång till Teams. Om någon av de du vill kommunicera med inte har Teams finns det som tur är en gratisversion som låter dem delta i möten och chattar.

Sedan det mjuka

Skype är en app för chatt och möten, men inte så mycket mer. Det gör Skype till en app som de flesta startar vid behov när de behöver just de funktionerna. Teams är en samarbetsplattform med betydligt fler funktioner än bara chatt och möten. Många använder idag Teams hela tiden och blir då tillgängliga på ett sätt som var ovanligt i Skype. Skype-funktionerna finns där i Teams och de flesta kommer att känna igen sig: Telefonlur för att starta möten och samtal, en sms-ikon for chatten och en tydlig knapp för att dela skärm.

Teams tar samarbetet till en ny nivå

Med Teams kommer möjligheten att samarbeta i dokument, dela filer och starta konversationer. Konversationer är mer än bara en chatt, konversationer startas i ett sammanhang, det kan vara i arbetsgruppens kanal, i ett dokument eller i ett möte. Istället för en gigantisk chatt där allt samlas hamnar konversationerna i en mer överskådlig kontext. Sökfunktionen gör det lätt att hitta information oavsett var konversationen ägde rum.

Behöver du en mötesplanerare? Det finns i Teams. Behöver du ett projektverktyg? Det finns. Integration mot andra system? Inga problem. Enkel administration där användarna bara ser det de har behörighet att se och samarbete i dokument utan att det skapas konfliktkopior? Det är just sådant Teams är byggt för!

• Det viktiga är att företaget tar fram en strategi för hur Teams ska användas. En gemensam struktur för samarbetet, data och behörighet, säger Mikael.

Mycket bättre möten med Teams

Teams erbjuder många fördelar kopplat till möten. Vi börjar med att spela in möten. Det gick bra att spela in ett möte i Skype men inspelningen sparades lokalt hos presentatören som sedan fick hantera det efter egen förmåga. Ett inspelat Teamsmöte hamnar automatiskt i Stream, Microsofts video-tjänst för företag, där det kan delas med de som missade mötet eller hela organisationen. Vidare kan det transkriberas automatiskt och transkriptionen översätts till flera språk för större räckvidd.

Teams Live Event är en funktion där en presentatör bjuder in åskådare till någon som liknar en TV-sändning. Inget mer strul vid månadsmötena där någon glömmer stänga av mikrofonen (för att sedan somna och snarka så att hela företaget hör). Inget oljud från dem som följer mötet på bussen. Det går att öppna upp för frågor via chatt och självklart går det att spela in. Större möten kan produceras med ljud, bild och flera presentatörer.

Utvecklingen sker nu

Rubrikerna säger att Skype kommer att stängas ner 2021, men nedstängningen har redan börjat. Flera mindre företag har redan fått sin Skype avstängd och migrerad till Teams. Varför har vi inte hört något om det? Kanske för att det är så smärtfritt rent tekniskt och användarmässigt.

• Teams har blivit den första appen många öppnar på morgonen, till och med före mejlen. Hur många öppnade Skype som första app? Med Teams har samarbetet och kommunikationen flyttat till en app som till och med minskat trycket på mejlboxen. Jag tror att Teams kommer att ta över allt mer, avslutar Mikael

Har du koll på övergången till Teams? För möten tror vi inte att det är något problem. Genom att dra fördel av det Teams har att erbjuda kan vi lova att du och dina medarbetare kommer att samarbeta effektivare och ha roligare på jobbet (och då menar vi inte att det finns gifar i Teams). Boka vår Workshop DiscoverIT och få hands-on erfarenhet av möjligheterna i Teams

Ska vi träffas och prata om vad vi konkret kan göra för dig?