De senaste åren har de flesta företag fördjupat sin digitala mognad. I vissa fall har det dock skett ad hoc, utan en genomtänkt plan. Frågan nu är hur man på bästa sätt arbetar vidare från dagens utgångsläge för att skapa samma nivå över hela organisationen. När den digitala transformationen har tagit ett stort kliv framåt, är det hög tid att etablera förändringen med hjälp av god förändringsledning.

Oavsett om den digitala mognaden i organisationen har kommit smygande eller plötsligt så är det vid tillfälle värdefullt att stanna upp och reflekterande. Att ställa frågan internt ”hur är läget för oss och arbetar vi rätt?”. Kanske märker vi att våra möten har blivit mer effektiva; de är korta, kräver inte en massa transporter och sparar resurser. Men hur har resten av sättet att arbeta utvecklats – är vi mer effektiva? Kanske har vi utökat vår närvaro i molnet men använder vi molntjänsterna på rätt sätt? Hur kan vi ta nästa steg i digitaliseringsresan och hur blir vi ännu mer effektiva under hela vardagen?

Linnéa Henriksson är förändringsledare på Itm8 och vi ber henne att göra en liknelse mellan digitaliseringen och en swimmingpool:

”Tänk dig att digitalisering är en jättestor pool. I en drömvärld hoppar hela organisationen ner där samtidigt och alla känner sig lika hemma var de än dyker. Det som har uppstått det senaste året är att olika avdelningar, eller personer, har hoppat ner på olika ställen. Någon i poolen, någon i jacuzzin och någon sitter kvar med fötterna och dinglar med dem knappt under ytan”, säger Linnéa.

Frågor att ställa sig för att få alla att simma åt rätt håll

Oavsett om er digitaliseringsprocess har varit dramatisk, eller uppstått under lång tid, är det bra stanna upp och reflektera över vad som fungerar och vad som inte fungerar. För att fortsätta liknelsen med poolen: att ta tag i förändringens nästa steg handlar om att få med alla att simma åt samma håll.

”I början av ett nytt år kan det vara bra att sätta igång med att uppdatera löften och organisationen. Det är dags att simträna och sätta regler för hur man exempelvis ska jobba i Teams och vilka sätt dokument ska döpas på. Det finns ofta många bitar att ta tag i och där är Itm8 med och vägleder från beslut till användaren”, berättar Linnéa.

Linnéa rekommenderar den som ansvarar för ett företags digitalisering att ställa sig dessa frågor för att få en överblick på behovet inför nyetableringen:

• Behöver jag som ansvarig själv mer koll på projektets strategiska resultat och framtidsvisioner?
• Har vi löst problematiken och frågeställningar som vi hade när vi implementerade den nya tekniken?
• Vet vi hur mottagande av projketet har fungerat??
• Har vi tekniskt administrativt ägandeskap och styrning?
• Vet jag att det flyter på bra för alla i organisationen och har alla fått samma information?
• Har vi arbetat tillräckligt med flytten användarmässigt och inte bara teknikmässigt?
• Vi jobbar på ett sätt för att nå ett visst mål, men nu är det nytt år - behöver vi kanske en ny väg för att nå målet eller revidera målet?

  
  I stället för att trampa vatten: nyetablering

  Linnéa fortsätter att berätta om ett projekt där de kände att de trampade vatten och hade problem med att få med organisationen i förändringen. I frustration valde man att ringa till Itm8.

  ”Det första jag gör då är att ta ett initialt möte med projektgruppen. Jag kör en workshop med dem för att kunna analysera nuläget och för att visualisera målbilden.”

  Orsaken till behovet av en nyetablering av de tekniska lösningarna i ett företag kan handla om att de har jobbat länge på ett sätt, samtidigt som det har blivit organisationsförändringar vilket har ändrat förutsättningarna. Eller att nya affärsområden har skapats och då behöver de veta hur de ska hitta ett gemensamt arbetssätt som är hållbart.

  ”Vissa har ingen data att jobba med och andra har hur mycket som helst. Vi möter alla slags organisationer, från några få anställda till flera tusen. Utifrån deras respektive premisser syr vi ihop en plan som funkar med given budget, tidsram och önskemål”, säger Linnéa.

  Strategier för att nå fram till mållinjen och skapa vidare engagemang

  När Linnéa och hennes kollegor på Itm8 tar sig an ett nytt uppdrag har de olika strategier för att förankra etableringen inom organisationen. För att få med alla ända in i mål och fortsätta skapa engagemang för en fortsatt förändringsresa.

  ”Det gäller att rätt personer förstår rätt saker och ett sätt är att använda sig av ambassadörer, så kallade Champions, som kan få med sig kollegorna in i det nya läget. De för med sig en kraft och tyngd av en karaktär som inte projektet i sig kan genomföra och blir viktiga nycklar för såväl förändringen som för användarna. Champions verkar som ett band mellan projektet och verksamheten och är en av strategierna för att lyckas förankra förändringen.”

  ---

  TIPSRUTA:

  Linnéas 7 tips för hur du ska lyckas med etableringen:

  Dessa tips går att använda i ert nuvarande eller i kommande projekt. Mest effekt blir det när vi skräddarsyr en plan som passar just er organisation för den förändring ni behöver!

  • Sätt upp tydliga mål för vilket resultat ni vill uppnå med förändringen
  • Använd er av Champions och bygg en struktur och förståelse för deras roll
  • Se till att förändringsledningen är med tidigt i planeringen (tillsammans med projektgruppen)
  • Förbered för förändringen genom tydlig kommunikation som sätter rätt förväntningar
  • Ta fram administrativa riktlinjer och ägande (policys, governance, Life cycles)
  • Prioritera förändringen och dess effekter
  • Fira förändringen och dess framsteg.

  ---

  Är ni redo för nästa steg av er digitala förändringsresa? Kontakta oss på Itm8 så hjälper vi er att komma vidare.

  Kompetensutveckling är avgörande för alla yrkesverksamma i den föränderliga samtid vi lever. Det leder till en förbättring inom organisationen, men även på det personliga planet för att hålla sig uppdaterad med ny teknik och nya metoder. 

Ska vi träffas och prata om vad vi konkret kan göra för dig?