Friluftsfrämjandet är mycket mer än bara Skogsmulle och förskolan I Ur och Skur. Med målet att förbättra folkhälsan genom skidåkning, som motvikt till långa arbetsdagar och monotona arbetsuppgifter, startades Friluftsfrämjandet 1892 under namnet Föreningen för skidlöpningens främjande i Sverige.
Mycket har hänt sedan de första skidturerna. Friluftsfrämjandet har expanderat sitt utbud och erbjuder idag vitt skilda friluftsaktiviteter som till exempel skidåkning, kajakpaddling och naturparkour. Medlemsantalet har växt till över 100 000 medlemmar som leds och inspireras av 7 000 ledare, en stor organisation som ställer krav på kommunikation och samarbete.
Friluftsfrämjandets medlemmar och funktionärer är utspridda på 316 lokalavdelningar runt om i Sverige med ett rikskontor i Stockholm. Där jobbar Erik Ehrner som CTO och han vet att ett effektivt samarbete på kontoret betyder mer tid till värdeskapande arbete och utrymme för mer tid i skogen.
Ett nytt sätt att arbeta
IT-avdelningen arbetar för att digitalisera så mycket som möjligt av Friluftsfrämjandets verksamhet för att, som Erik säger: ”Ge mer tid i skogen och mindre tid framför skärmen”. Med en så geografiskt utspridd organisation har alla typer av samarbeten och möten sina utmaningar. Vem gör vad? Status på projekt? Det är inte bara att kika över skärmväggen och fråga.
– Varje år gör vi en verksamhetsplan över vad dom ska ske under kommande år. Det kan röra sig om 30–40 personer som ska samarbeta. I vår gamla miljö ställde de sig på ett digitalt led och väntade på sin tur att få dokumentet, men det resulterade i att många jobbade parallellt. Det hela slutade i en uppsjö av versioner och korrigeringar som skulle sammanställas, vilket tog otroligt mycket tid och arbete. Nu är alla inne i Teams i samma dokument och arbetar samtidigt, vilket sparar otroligt mycket tid och huvudvärk, berättar Erik.
Besparingar som ger mervärde
Att fysiska möten tar tid, kostar pengar i resor och belastar miljön är inget nytt. Att flytta möten till Teams sparar just tid, pengar och miljö men också frustration. Enkelheten i att koppla upp sig jämfört med många telefonkonferenssystem har öppnat upp för en ny typ av möten. Teams har inte bara ersatt många fysiska mötena med digitala, Erik har också sett en ökning av korta, mer spontana, möten.
– Den digitala arbetsplatsen gör att vi kan vara mer reaktiva i våra möten. Istället för att planera veckor eller månader i förväg kan vi ni ta ett spontanmöte eller boka en avstämning redan nästa förmiddag. Det är idag otroligt enkelt att dela din skärm med vem som helst.
Besparingen i rena pengar för Friluftsfrämjandet har varit stor. Mycket stor. Bara de minskade kostnaderna för telefonsamtal och konferenssystem är runt 100 000 kr. Till det kommer ännu större besparingar på resor och hotell.
– Medlemsnyttan ökar när vi kan lägga pengar på skidskolor, Skogsmulle och annat kul istället för på administration, berättar Erik.
Teams är en plattform som inkluderar
Med gammel-IT finns det en stor risk att medarbetare blir exkluderade, att en mejladress inte är med i kedjan, att dokument sparas på fel ställe eller att det saknas konferensutrustning i en mindre lokalavdelning. Med Teams är det mycket lättare att hålla samman arbetet och medarbetarna vilket får samarbetet och idéer att frodas.
– Nu kan jag ta ett möte från vindskyddet mellan Storulvån och Sylarna. Bara det finns mobiltäckning är jag med i den digitala gemenskapen.
Samarbetspartners i Microsoft och Itm8
Friluftsfrämjandet söker samarbeten som kan ge mer, gärna med någon som är lika passionerad som de, vilket de hittade i Microsoft och Itm8. Med Microsofts Office 365 och framför allt Teams har Friluftsfrämjandet flyttat ut i molnet och drar full fördel av den flexibilitet det erbjuder. Itm8hjälper till med implementering och utbildning och ser samtidigt till att alla system fungerar som de ska. Microsoft Dynamics har blivit ett viktigt verktyg för att förstå organisationen och medlemmarna, det har förenklat för funktionärer att ordna aktiviteter. De nya verktygen har förbättrat intern och extern kommunikation och antalet medlemmar ökar. Med ökande antal medlemmar uppstår behovet av ännu fler ledare. En tillväxt som till stor del drivs av digitaliseringen.
Fruliftsfrämjandet arbetar aktivt med Employer branding
Erik berättar att Employer branding är viktigt för en organisation som i så stor utsträckning arbetar med frivilliga. Löneläget på intresseorganisationer brukar inte vara det som lockar nya medarbetare. Men genom att tillämpa moderna verktyg som Teams och flexibelt arbetssätt bygger Friluftsfrämjandet sitt employer brand och har fått det lättare att attrahera talanger.
– För tredje året i rad ligger vi i topp på Kantar Sifos Anseendeindex*. Vi är inget typiskt kansli som jobbar mellan åtta och fem. Vår verksamhet går igång när de flesta går hem från kontoret. Tekniken måste fungera när den behövs, där vi befinner oss – ute i skogen, avslutar Erik.
Du kan antingen läsa mer om Friluftsfrämjandets samarbete med Microsoft eller boka workshopen DiscoverIT och själv se hur ni kan förbättra samarbetet och effektiviteten med hjälp av Teams.
* Anseendeindex mäter allmänhetens tilltro eller intryck till en organisation, samt vilken kvalitet och framgång allmänheten tillskriver organisationen