Opus Bilprovning gör resan in i framtiden med Office 365

En resa till molnet kan gå snabbt. Fråga Opus Bilprovning, de gjorde det på 18 månader. Med en tydlig plan baserad på en noggrann analys flyttades all IT från gamla servrar och arbetssätt till en modern och flexibel lösning – en nödvändighet för ett företag som vill ligga i framkant av utvecklingen och som har verksamhet utspridd i hela landet.

Opus Bilprovning startade sin verksamhet i Sverige när den statliga bilprovningen avreglerades 2010. 2012 tog Opus över ett antal besiktningsstationer och leasade stationernas befintliga IT-system av statliga Bilprovningen. Leasingavtalet var på 18 månader och med från start var Neslin Ayhan, idag IT-chef, som projektledare för att bygga upp en ny IT-lösning från grunden. Tillsammans med sina kolleger satte hon igång med det digra arbetet att analysera behov, sätta en strategi, skriva kravspecifikationer och att upphandla en ny lösning. Redan från starten var det klart att all IT skulle upp i molnet.

Att börja om från noll

En viktig insikt som kom fram vid den inledande analysen var Opus behov av att kunna kommunicera enkelt och mobilt. Ett viktigt mål var att ingen ska behöva söka upp en dator för att ta del av nyheter, information eller kommunikation. För att möta medarbetarnas behov hade IT flera miljöer att ta hänsyn till: kontorets datorer, besiktningspersonalens handenheter och medarbetarnas mobila enheter, som alla behövde integreras i IT-systemet.

Med 92 besiktningsstationer och verksamhet från Kiruna i norr till Malmö i söder var en flexibel arbetsplats en förutsättning för effektivt samarbete mellan avdelningar och stationer. En stor utmaning, rent IT-mässigt, är att det inte ska spela någon roll var medarbetarna befinner sig. Oavsett om man arbetar hemma eller på någon av stationerna måste alla verktyg fungera och all information vara tillgänglig.

• Att bygga en ny IT-miljö från grunden är en fantastisk möjlighet. Att slippa ta hänsyn till gamla legacy-system eller begränsningar med on-prem-servrar. Vi kunde fokusera på vår vision att få ut rätt information på rätt plats i rätt tid, berättar Neslin.

Molnet och Office 365

Office 365 lanserades 2011 och Opus var snabba att dra fördelar av att vara ute i molnet med Office 365. Administrativ personal har idag kommit långt i sitt Office-användande med de vanligaste verktygen. Medarbetarna använder frekvent Skype for Business för digitala möten och chatt och det finns en nyfikenhet kring vad flytten till Teams erbjuder.

• Jag är övertygad att vi inte drar full fördel av Office. Just nu använder vi SharePoint och Onedrive. Teams är under utvärdering av IT och vi ser en stor potential för bättre samarbete och flexibla arbetssätt.

IT och marknad

På Opus är IT inte en separat avdelning som håller på med traditionell IT-styrning. I Neslins ögon är IT en del av affären och det kräver ett nära samarbete mellan IT och bland annat företagets marknadsavdelning.

Med ett gemensamt strategiarbete, omvärldsbevakning och resursfördelning utvecklas erbjudandet tillsammans. Marknad och IT hjälps åt att hålla koll på vad som händer på IT-området och hur Opus kan dra nytta av det i sitt erbjudande.

• Det händer så mycket inom IT och det går i ett rasande tempo. För oss som är en liten IT-avdelning är det viktigt med partnerskap både utanför och inom företaget.

Nästa steg på resan

Neslin upplever att Opus kommit långt på sin molnresa men att det finns mycket kvar att göra. Bland annat mer integration mot besiktningspersonalens handenheter och de verktyg som finns i Teamsplattformen.

• Charmen med att jobba med IT är att det aldrig blir klart. Allt och alla berörs av IT, det kan vara systemintegration eller nya arbetssätt och processer, på något sätt involveras alltid IT vilket gör det så roligt, berättar Neslin

Det finns små och stora saker på agendan. IT-avdelningens pilotprojekt i Teams ska breddas med målet att omfatta fler avdelningar. Ett omarbetat och uppdaterat intranät ligger i pipen liksom möjligheten att skicka ut pushnotiser av viktig information till handenheterna.

• Vi arbetar mycket med feedback från våra medarbetare. Hela poängen med IT är ju att det ska göra livet lättare utifrån varje medarbetares arbetssituation, berättar Neslin.

Skapa en roadmap

Neslins råd till andra som också planerar att flytta ut sin IT i molnet för att dra fördel av den flexibilitet som det erbjuder är att göra kundresan, det vill säga boka besiktning på hemsidan. Gör resan steg för steg och analysera varje detalj för att hitta bromsklossar. Följ det interna informationsflödet från avsändaren till alla typer av medarbetare och avdelningar inom företaget. Följ upp hur information sprids och tas emot.

• Ofta kan små förändringar göra stor skillnad för kunden eller användaren. Skapa en roadmap med tydliga mål. Ta det sedan steg för steg. Tänk stort men börja litet, avslutar Neslin.

Ska vi träffas och prata om vad vi konkret kan göra för dig?