Modern workplace, är mer än Teams, det är ett helt nytt arbetssätt!

Den digitala arbetsplatsen eller som vi allt oftare kallar den – Modern workplace, är inte en fysisk plats. Det är mer ett sätt att jobba och framför allt ett sätt för dig att samarbeta och kommunicera med dina kolleger. Linnéa Henriksson är förändringsledare på Itm8. Hon ser att styrkan i Modern workplace inte bara är tekniken bakom. Istället är det samarbetet mellan människor som skapar värde.

• Om vi jobbar med ny teknik på ett gammalt sätt händer det ingenting. Det är först när vi ändrar vårt arbetssätt som vi kan nyttja kraften i den nya tekniken, berättar Linnéa.

Mejl är tryggt och välkänt

Under många år har mejlen varit varje kontors viktigaste informationskanal. För många känns den trygg och välkänd samtidigt som den är en källa till stor frustration och en tidstjuv av rang. Fulla inboxar och långa mejltrådar dödar effektiviteten och inspirationen i kontorslandskap runt om i Sverige.

• Att minska användandet av mejl och byta till snabbare verktyg för kommunikation har blivit ett tydligt mål på många företag. Inte bara för att förbättra produktiviteten utan också för att motivera medarbetarna.

Förändring är det enda konstanta

Kommunikationen på kontoret har förändrats, minst sagt. Rörpost och cirkulationskuvert har bytts ut mot mejl och filservrar. Men utmaningarna är de samma. Om ett dokument mejlas runt är det svårt att veta vem som har senaste versionen, precis som med cirkulationskuvertet. Nya system och rutiner införs för att organisera samarbetet och få ordning på stökiga filservrar. En tydlig skillnad mot gamla system som dikterade processerna är att moderna system anpassar sig mer till företagets befintliga rutiner och effektiviserar dem med smarta verktyg och inbyggd intelligens.

Allt mer handlar om kommunikation och samarbete

Att vi kan dela dokument är ingen stor nyhet, det har vi kunnat göra länge, men aldrig har det varit enklare. Samarbetsverktyg som till exempel Microsoft Teams är byggda kring användarnas behov. Alla har samma information, det går att spåra ändringar i dokument och alla har tillgång till revisonshantering oavsett var de befinner sig. Enheten du jobbar på är inte viktig, var du jobbar är inte viktigt och när du jobbar spelar mindre roll. När tekniken, platsen och människan samverkar skapas utrymme för produktivitet och innovation på medarbetarnas villkor.

• Det moderna kontoret finns överallt. Skriv en notering i telefonen på tåget hem, en anteckning i ett dokument eller ett meddelande till kollegan när en idé dyker upp. Du är sällan begränsad av verktygen, rätt använda kan de underlätta ditt arbete på många sätt, berättar Linnéa.

Arbetsplatsen är i förändring mot att bli en Modern Workplace

Eftersom vi arbetar allt mer utspritt, i både tid och rum, håller åtta till fem-arbetsdagen på att lösas upp och ersättas av flexibelt arbete. Arbetsdagen anpassar sig efter oss istället för tvärt om. Vi kan allt oftare jobba när och där vi känner oss som mest produktiva och inspirerade. Samtidigt behöver vi samarbeta mer och kommunicera mer.

• Att kika över skärmväggen för att ställa en fråga är inte längre den snabbaste lösningen. Kanske sitter det ingen där? Eller så sitter du själv någon annanstans? Du riskerar också att störa någon som är fokuserad, eller själv vara den som avbruten av kontorsgrannen.

Teams är navet men inte hela hjulet

Många har svårt att släppa mejlen och tänka i nya banor, men upptäcker snabbt att de får större kontroll över dokument och över sin arbetsdag när de mejlar mindre. Att dela ett dokument gör att du behåller kontrollen över det, till skillnad från när du mejlar det och släpper kontrollen. Chatten snabbar upp kommunikationen och blir sökbar på ett sätt som inte är möjligt i till exempel Skype.

Kring Teams finns ett helt ekosystem. Det finns kopplingar till andra tjänster och funktioner. Du kan skapa formulär i Forms, du kan läsa ut affärsdata och presentera den för kolleger på ett enkelt och snyggt sätt med Power BI och du kan organisera ditt arbete med Planner. Med allt samlat på ett ställe blir det lättare att vara organiserad och fokuserad.

• Modern workplace innehåller verktyg och processer som stärker de anställda och förbättrar deras vardag. Att använda moderna verktyg stärker också företagets Employer Brand som en attraktiv arbetsplats, avslutar Linnéa

Ska vi träffas och prata om vad vi konkret kan göra för dig?