Microsoft Copilot erbjuder nya tekniska möjligheter – men glöm inte att få med organisationen

Tove Madsen Martinsson är managementkonsult med fokus på förändringsledning och att hjälpa företag och organisationer i övergången till ett modernt, digitalt arbetssätt. Förändringsledning har blivit alltmer angeläget de senaste åren, inte minst i samband med introduktionen av nya AI-baserade verktyg.

Copilot ger oss nya möjligheter att utnyttja organisationens strukturkapital

– Med Copilot kommer fantastiska möjligheter att nyttja den kompetens och det strukturkapital som redan finns i bolaget på helt nya sätt. Idag brottas de flesta företag med att mycket av den kunskap och de insikter som gjorts genom åren är personberoende. För den som inte vet var eller ens om informationen finns blir det också svårt att dra nytta av den i arbetet. Med hjälp av Copilot och AI kommer vi kunna göra datan och kompetensen tillgänglig för många fler, förklarar Tove.

Hon beskriver hur Copilot gör det möjligt att ställa öppna frågor till den samlade datamängden och få ut nya värden av den:

– Genom att fråga vad som gjorts tidigare inom ett visst område kan jag till exempel få hjälp att göra ett skal till en presentation eller en text jag vill skriva. I stället för att lägga tid på att leta i dokument och filer, eller jaga mina kollegor efter deras kunskap, kan jag fokusera på de mer kreativa delarna, visualisera det jag vill ha sagt och göra berättelsen till min egen. Copilot och AI kommer helt enkelt hjälpa mig att frigöra tid från det som är monotont eller repetitivt så jag kan fokusera på de uppgifter där jag adderar värde.

Allt viktigare att ha bra koll på datan

Möjligheterna med de nya verktygen är många, men var ligger utmaningarna? Tove påminner om att en av de saker vi som organisationen måste lägga krut på innan vi kan dra full nytta av våra AI-satsningar är att få ordning på och strukturera den data och kunskap som finns i organisationen.

– Att ha bra koll på sin data har för många organisationer varit drivet av regulatoriska krav eller av olika säkerhetsaspekter, även där man inte alltid sett ett egenvärde i det. Nu kommer man verkligen kunna se nyttan av den mängd data man har – förutsatt att den är strukturerad så att Copilot kan komma åt och navigera i den, fortsätter Tove.

Hon poängterar samtidigt att arbetet med att få ordning på datan inte är gjort i en handvändning utan kommer ta tid. Här blir det viktigt att jobba med medvetenheten i organisationen, att lyfta fram värdet av att ha ordning på torpet för att kunna dra nytta av möjligheterna framåt. 

Tekniken bara en liten del av förändringsresan

Det finns alltid en risk att företag implementerar ny teknik och sen förväntar sig att bara behöva trycka på en knapp för att det ska ske ett mirakel och effekterna bli tydliga. Enligt Tove är tekniken i själva verket bara en liten del av implementeringsarbetet. Minst lika viktigt är att få med organisationen på resan och få medarbetarna att ta till sig och dra nytta av de nya möjligheterna.

– Om ingen i organisationen använder sig av den nya tekniken så realiseras inget värde. Om vi däremot kan visualisera vilka möjligheter Copilot erbjuder blir det lättare för alla att tänka kreativt och koppla på sin fantasi. Det är viktigt att vi ser förändringen som ett innovationsprojekt, inte som ett teknikprojekt. Det betyder också att en AI-satsning inte kan vara enbart en IT-fråga. Den här typen av förändring måste vara en fråga för ledningsgruppen och involvera vd, juridisk kompetens, HR-ansvariga med flera. Kan ledningen dessutom statuera exempel och visa konkret på hur AI kan användas i det dagliga blir det nya arbetssättet både mer greppbart och lättillgängligt. Det kan göra stort, positivt avtryck i verksamheten, betonar Tove.

Utmaning att visa på fördelarna när utvecklingen accelererar

Vi är alla medvetna om hur fort utvecklingen inom AI går just nu. Tove belyser att just den snabba utvecklingen och det faktum att vi inte riktigt vet var den kommer ta oss är en utmaning i sig. Även när vi tycker det är spännande med nya verktyg är vi människor i grunden skeptiska till förändring: 

– Här är förändringsledarens roll jätteviktig, att med respekt för medarbetarna kunna visa på möjligheterna som uppstår med en förändring och på så sätt synliggöra varför den är viktig, även om den kan känns jobbig. När nu ingen av oss riktigt kan föreställa sig vart AI-satsningarna kommer ta oss i långa loppet blir det också svårt att ge en tydlig målbild och på så sätt sälja in och driva förändringen. Här blir nyckeln att kunna visa på möjligheter till förbättringar längs vägen. De flesta av oss brottas med moment i vardagen som känns repetitiva och som kan göra oss frustrerade. Visa på hur det går att eliminera dessa tråkiga uppgifter genom att ta hjälp av AI!

Så kan itm8 hjälpa till på förändringsresan

För den som vill ta nästa steg på sin digitaliseringsresa och utforska möjligheterna finns också hjälp att få. itm8 har en bred portfölj av tjänster som stöttar företag och organisationer i förändringsarbetet.

– Det jag själv tycker är fantastiskt med itm8 är den bredd av kompetenser som finns hos oss som bolag. Oavsett om ditt företag vill ha hjälp med att kartlägga var ni står idag, göra en plan för hur ni vill jobba med AI framöver eller få stöd i att strukturera er data på bästa sätt så kan vi vara er partner längs vägen, berättar Tove.

itm8 syr ihop team med olika kompetenser, från managementkonsulter till individer med expertkunskap inom olika tekniker och applikationsområden utifrån den resa som företaget ska göra. Paketeringen går under begreppet Team as a Service vilket också betyder att varje organisation får precis den hjälp som behövs, utan att behöva betala mer än vad som krävs.

– Det viktiga för att kunna dra full nytta av möjligheterna med Copilot och AI är att börja idag, även om det handlar om att ta små steg i början. Det är bara genom att börja använda tekniken som vi kan förstå den och på sikt realisera nya värden. Här är vi på itm8 gärna ett stöd och ett bollplank på vägen. Låt nyfiken ta plats där ute! avslutar Tove.

Ska vi träffas och prata om vad vi konkret kan göra för dig?