Verktygen i Office 365 är många och ofta får vi användare fundera på vilken applikation eller vilket verktyg som passar bäst att använda för att kommunicera med kollegor. Ska vi skicka ett mail till projektgruppen, eller kanske starta en chatt i Skype for Business? Lägga upp ett meddelande i Yammer till den gruppen som man tror passar, eller varför inte en nyhet i Teamsiten som alla i gruppen använder? Den digitala transformeringen gör att vi som användare måste utnyttja verktygen optimalt för att bli mer produktiva och effektiva. Microsoft har precis avslutat sin årliga teknikkonferens Ignite och de lanserade många nya funktioner och tankesätt. Vi på Itm8 var där och hämtade ut det bästa för att sedan översätta det till vår egen marknad och hjälpa er i den digitala resan.
”The Hero” App
Microsoft Teams lanserades till publika användare i mars i år och har snabbt blivit en favorit för grupper som behöver ett verktyg för beständig chatt och en gemensam arbetsyta. Det finns dock lika många som funderar över vad Teams ska användas till och hur man bäst implementerar det i sitt Team. Frekvensen på uppdateringar från Microsoft har varit stor och hur ska man förhålla sig till Skype for Business som är väl utbrett i många organisationer. Microsoft har nu gått ut med att Teams utvecklas till att bli den primära klienten för intelligent kommunikation och att den tar över Skype for Business både för chatt, onlinemöten och samtal.
Microsoft Teams bygger på en helt ny infrastruktur för Skype kommunikation och är i grunden byggd med komponenter från Azure. Teams Services pratar med alla våra kärnsystem som Exchange, SharePoint, OneDrive och Skype. Vi kan alltså se fram emot Teams som vår primära applikation för att kommunicera med personer och team både internt och externt.
Hur använder man Teams?
För att hänga med i den digitala transformeringen och bli en mer effektiv och produktiv användare måste vi använda IT stödet optimalt. Grunden för att teamen och hela organisationen ska bli mer effektiv är att alla använder samma verktyg och har ett gemensamt arbetssätt.
I projektarbete kan Teams fungera som hela projektets arbetsyta med konversationer, gemensamma filer, uppgifter och planering. Projektgruppen kan anpassa flikarna i sitt Team och ge snabb åtkomst till de funktioner som är viktiga för just den gruppen. Det går också att skapa flikar till externa system som Trello och Zendesk med mera. En ny efterlängtad funktion i Teams är extern delning. Det går att bjuda in gäster till ditt Team som då kan vara med i konversationer och samarbeta i dokument. Externa gäster läggs upp i Azure Active Directory så att IT avdelningen får kontroll på alla externa användare.
Att få struktur i Teams handlar lite om att skapa rätt kanaler för rätt ändamål och att koppla flikar till rätt information som ditt team behöver. Men det handlar egentligen mest om människan. Det finns inget verktyg som automatiskt skapar en bra struktur som passar alla i organisationen. Det är därför väldigt viktigt att nya verktyg för kommunikation implementeras med hjälp av olika delar i verksamheten, med tydliga mål och att ledningen i organisationen är med på förändringen.
Itm8 kan med sina digitala reseledare hjälpa din organisation att förstå hur Teams kan användas och anpassas. Vi kan analysera ert sätt att kommunicera och hur ni samarbetar i projekt och grupper. Med hjälp av workshops och utbildning kan vi få era användare att bli mer effektiva.