Hur säkerställer du rätt beslutsunderlag trots ”datasilos”?

Har din organisation tillgång till bra och tillförlitliga beslutsunderlag?

Om alla data är utspridda i flera olika system kan detta vara en utmaning. Beslutsunderlagen riskerar att bli otillräckligt eller vilseledande - och beslut fattade på felaktiga grunder kan få stora konsekvenser.

Med sin långa erfarenhet av finansiell styrning och av att driva förändring av ekonomifunktionen är vår CFO Niclas Szieger van vid att vaska fram rätt siffor ur massiva datamängder.

I den här artikeln vänder han sig framför allt till dig som arbetar inom Finance och delar med sig av sina lärdomar och konkreta tips.

Risker med att ha data i olika silos

Fler sanningar

När ett företags data är utspridd och används i olika system som inte pratar med varandra uppstår lätt flera ”lokala sanningar.” Olika delar av organisationen sitter med olika bild av verkligheten – och det kan leda till usla beslut. 

Inköpsavdelningen till exempel kan sitta med ett eget system för materialbehov som inte pratar med lagersystemet, så att besluten tas utifrån fel data och resulterar i lagerbrist eller överlager.

Det är inte heller ovanligt att olika avdelningar följer sina egna budgetar i separata Excelark, medan Finance använder ett annat system för uppföljning. Då är det bäddat för avvikelser mellan den lokala och centrala uppföljningen.

På så sätt kan tid och resurser läggas på fel saker år efter år utan att man ens är medveten om det.

Tappar fart

I de flesta företag behöver beslutsprocessen gå fortare. Men utan bra verktyg som hjälper medarbetarna att få fram rätt data och göra viktiga insikter tappar verksamheten snabbrörlighet och konkurrenskraft. Det tar tid att förlita sig på Excel-macron, copy-paste mellan dokument och leta siffror i olika system.

Personberoende

Om vi inte samlar ihop data från olika källor automatiskt behöver vi människor göra det. Detta gör verksamheten personberoende - särskilt om personerna ifråga använder hemmasnickrade, avancerade excelmodeller och makron som bara de kan hantera. Dessa ”go-to persons”, med sin höga kompetens och egenutvecklade verktyg, finns fortfarande på många ekonomiavdelningar.

Personberoenden är alltid riskabelt. Folk kan sluta, bli sjuka eller vara bortresta. Faller de bort är de svåra att ersätta.

Lösningen är närmare än någonsin

Jag tror att det är vanligt att uppleva att det är mer komplext och dyrt än vad det faktiskt är att implementera de verktyg och processer som krävs för att få ihop alla data. Mångas uppfattning bygger nog på hur det var för ett antal år sedan, men idag är tekniken så pass bra att det går relativt snabbt och inte kräver större investeringar. Det svåra är snarare att få verksamheten att anamma de nya arbetssätten.

Förr var det ett stort projekt att bygga ett datalager och integrera det. Idag finns plattformar för datahantering och analys som Microsoft Fabric som levereras mer eller mindre färdiga att använda. Det gör det betydligt snabbare och enklare att bygga ett datalager. Appar som Power BI kan automatiskt hämta och visualisera utvald information för användarna så att de kan agera på den praktiskt tagit i realtid.

Rätt faktaunderlag har ett stort affärsvärde

Om fler förstod hur kraftfullt det är att få ihop data från olika källor och göra dem lättillgängliga skulle betydligt fler redan ha gjort det.

När du har koll på siffrorna har du goda förutsättningar att fatta bra strategiska beslut om allt från potentiella investeringar, expansionsplaner och kostnadsreduceringar. Genom att kombinera data från olika källor kan du bryta ned mål och nyckeltal till en konkret nivå. Då kan verksamheten också arbeta med målstyrning och uppföljning på ett effektivt sätt.

Automationer och smarta verktyg som samlar in och sammanställer rätt uppgifter ger effektivitet och produktivitet en skjuts. När man slipper allt pillande med excelblad och annat onödigt manuellt arbete frigörs en massa tid.

Företagets samlade brainpower kan läggas på att analysera och agera på data istället för att försöka få fram den.

Niclas Szieger,
CFO, itm8 Sweden