Våra kontor och arbetssätt är i ständig utveckling. Nya digitala verktyg lanseras nästan dagligen och hur vi väljer att organisera våra kontor förändras allt oftare. Mejl får ge plats för samarbetsplattformar och kontorslandskapet byts ut mot hemarbete och kaféer. Men vilka digitala verktyg kommer framtidens arbetsplats att bestå av och vad förväntar sig nästa generations arbetstagare av ett hållbart ledarskap?
Var har du din arbetsplats? Svaren är nästan lika många som medarbetarna. Vissa har flexibla arbetsplatser fyllda av innovationer och flyttar runt på kontoret, andra jobbpendlar och arbetar ofta från hemmet. Några har fasta platser på kontoret på grund av personliga preferenser eller arbetets karaktär. Stefan Jönsson är lösningsarkitekt på Itm8och följer dagligen utvecklingen på kontor runt om i landet.
Vem orkar åka in till kontoret?
Att digitala verktyg ger oss friheten att arbeta flexibelt är ingen nyhet. Men hur påverkas det fysiska kontoret av nya arbetssätt? Kommer det överhuvudtaget att finnas kvar?
- När kontorsarbetet blir alltmer flexibelt och kan utföras i stort sett var som helst går kontoret mot att blir mer av en mötesplats där vi knyter kontakter. Telefon och videomöten blir mycket effektivare och mer personliga om vi träffats i alla fall en gång i verkliga livet, berättar Stefan.
Stefan tror att få kommer att ha ett eget skrivbord med en blomma och en hög med papper i framtiden. De kontorsplatser som finns kvar kommer att vara öppna för dem som kommer in till kontoret när allt fler väljer att arbeta flexibel. Kontorslandskapet kommer troligen att leva kvar som ett aktivitetsbaserat kontor utan fasta platser, anpassat för möten och samarbete.
- När arbetsplatsen blir en mötesplats blir det viktigt att det finns platser att gå till för att få lugn och ro, för att ta ett samtal eller fokusera i en tyst miljö. På kontor där det är svårt att gå åt sidan har det blivit allt mer populärt med brusreducerande hörlurar som tar bort störande ljud.
Resan till kontoret
Det spelar ingen roll om du är fast på tåget utanför Kävlinge, bussen i Klevshult eller pendeln i Knivsta, det är lika frustrerade att sitta overksam och räkna minuterna. När allt fler arbetsuppgifter går att utföra på surfplattor och telefoner har vi fått nya möjligheter att arbeta och vara effektiva den tid som annars går till spillo.
- Ett sätt att locka till sig talanger i alla åldrar är att tillåta mobila enheter så att resan kan bli till en del av arbetstiden. Men det måste vara säkert. Hög säkerheten står inte i vägen för att arbeta mobilt – den möjliggör det genom att skydda data och användarnas identitet, berättar Stefan.
Det är upp till ledningen att skapa en företagskultur där det är okej att arbeta utanför kontoret. Det betyder inte att alla kommer att sitta på kaféer eller hemma, men det kommer att skapa möjlighet för individen att styra över sin arbetstid. Det är inte timmarna i kontorsstolen som räknas utan att uppgifterna blir lösta.
Gaming intar kontoret
Dagens unga IT-talanger kommer ofta från en gaming-bakgrund. Gaming-världen har länge haft avancerade plattformar för spel och kommunikation. I många multi-player spel finns det chatt-funktioner, röstkommunikation och realtidsdata om de andra spelarna. Att gå från den miljön till att bara mejla och ringa är otänkbart för många unga.
- För att attrahera unga talanger måste företagen inte bara erbjuda moderna verktyg utan också fortsätta att ständigt vara uppdaterade när det kommer nya. Annars förlorar man i attraktionskraft.
Ny teknik på kontoret
Röststyrning och smarta högtalare, så kallade röstassistenter, blir allt vanligare i våra hem. Den teknik som underlättar hemma vill vi allt som oftast även ha på kontoret. En röstassistent kan anteckna vid möten, identifiera den som pratar och kommer i framtiden kunna fördela arbetsuppgifter utifrån kompetens och tillgänglighet.
- Kommer du ihåg gemet i Word som frågade om det kunde hjälpa till? Röstassistenterna är som det gemet, men nu med stöd av Artificiell Intelligens kan de faktiskt hjälpa till med en rad arbetsuppgifter som att ta diktering, boka möten och söka information.
Hur lägger du grunden till framtidens kontor?
Den som vill skapa framtidens kontor måste förstå att synen på arbete förändrats, för att utifrån insikten anpassa verktyg och samarbetsplattformar. Om det inte finns moderna verktygen kommer medarbetarna hitta egna lösningar utanför företaget och IT-avdelningens kontroll vilket försvagar IT-säkerheten och försämrar samarbetet. Data skyddas av moderna verktyg inte av kontorsväggar och det krävs inte en fast kontorsplats för att vara effektiv.
- När företagsledningen vågar lita på sina medarbetare och släpper kontrollen läggs grunden för en flexibel och attraktiv arbetsplats. Medarbetarna får moderna verktyg som låter dem arbeta hur, var och när de vill och företaget får glada medarbetare som kan hitta balans i arbetslivet, avslutar Stefan.