Från buzzword till verkstad – vad är RPA och hur kan du använda det? Del 1 av 3
lästid I minuter: 3
FXA 2020-mar-19 11:24:00
Med RPA eller Robotic Process Automation menas att man automatiserar ofta återkommande processer i en organisation. Det kan antingen göras genom att sätta upp fristående arbetsflöden som triggas igång exempelvis av att någon ansöker om något eller trycker på en knapp. Men RPA kan också handla om att man automatiserar direkt i ett programs användargränssnitt, alltså att man låter datorn klicka runt själv i programmet för att utföra rutinuppgifter. Vi ska i en serie av tre blogginlägg titta närmare på RPA och hur det kan användas för att skapa nytta i våra kunders verksamheter.
Tre fördelar med RPA
Mer omfattande automatiseringslösningar görs genom integration av system, men det är ofta ett större och mer komplicerat projekt än att nyttja något av de RPA-verktyg som finns tillgängliga idag. Ett bra sätt att komma igång med automatisering är att själv bygga fristående flöden, därefter testa automatisering av gränssnitt och kanske till sist – när man noga utvärderat nyttan med automatiseringen – införa en tyngre automatiseringslösning som integrerar på databasnivå.
Det finns framför allt tre fördelar med RPA:
- Kvalitetsförbättring.När regelverket väl är uppsatt genomförs det enligt boken, utan alla misstag som är förknippade med mänskligt agerande.
- Snabbhet. RPA-flödet kan rassla igenom ett närmast obegränsat antal ärenden jämfört med en mänsklig handläggare.
- Avlastar personal.Det är vanligt att RPA införs för att avlasta personal så att de kan fokusera på mer värdeskapande aktiviteter, t.ex. personligt bemötande och nya situationer som man inte har ett tydligt regelverk för.
Vi ska i den här bloggserien få följa ekonomichefen Olles resa från att inte veta särskilt mycket om RPA till att bli en flitig användare av det. Olle är en fiktiv person (all likhet med dig själv eller någon annan du känner är helt oavsiktlig och slumpmässig!), men vi har i skapandet av Olle inspirerats av många olika kunder som brottats med liknande frågeställningar.
RPA som verktyg i kampen mot felaktigheter
Olle är 57 år och har arbetat med ekonomi i hela sitt arbetsliv, till en början som controller men på senare år som ekonomichef. Arbetet kretsar kring fakturahantering, redovisning och skatteregler, men framför allt om att hitta avvikelser och att förebygga felaktigheter i rapporteringen. Just detta med felaktigheter är något som Olle kan gå igång ordentligt på. Hur kan i övrigt välutbildade och kompetenta kollegor redovisa så tokigt?! Till och med Olle, med sitt änglalika tålamod, tröttnar ibland på att förklara varför man inte får redovisa fikabröd som kontorsmaterial, även om det intas på kontoret.
Det var i samband med ett sådant utbrott som Olles fru Eva-Stina, inte utan viss oro för Olles blodtryck, kom med ett förslag. Eva-Stina arbetar också som ekonomichef, men har ett annat mindset än Olle. Man skulle kunnat kalla henne för Early Adopter om det inte var ett begrepp som missbrukats alltför mycket av marknadsavdelningen på Olles företag. Eva-Stina föreslog att Olle skulle ta en titt på ”RPA” för att se om inte det kunde underlätta hans liv. Olle nästan exploderade.
Inte nog med att man ska stå ut med kreativt redovisande kollegor – nu ska man behöva sätta sig in en obegriplig bokstavskombination, som dessutom verkar handla om robotar! Vad har detta med ekonomi att göra? dundrade Olle, men sansade sig snart då han insåg att Eva-Stina kanske hade en poäng ändå. Hans erfarenhet och magkänsla sade honom att det var bäst att ta reda på mer om detta, om inte annat så för husfridens skull.
Det var en skeptisk, men faktiskt också lite nyfiken, Olle som till slut började titta närmare på RPA. Det som fick honom att vilja testa var möjligheten att det kanske kunde avlasta honom, minska felen i redovisningen och på sikt kanske till och med få ner hans blodtryck.
Tre insikter om RPA
Olle, analytisk som alltid, lade snabbt märke till tre egenskaper hos RPA:
- RPA har ett missvisande namn
- Börja i rätt ände
- Optimera processen innan du automatiserar
Det första Olle lade märke till var att RPA har ett missvisande namn. Det handlar inte alls om några robotar, utan om att automatisera regelstyrda flöden. Istället för att tvinga de kreativa kollegorna att bokföra saker korrekt så kan Olle definiera reglerna från början och sedan bara följs de! Redan här sjönk Olles blodtryck några pinnhål.
Det andra Olle insåg var att det gäller att börja i en bra ände. Det är inte alltid det mest uppenbara arbetsflödet som är bäst att börja med att automatisera. Tredje insikten var att det är bäst att se över och optimera processen innan automatiseringen sätts i verket. Att automatisera en felaktig eller ineffektiv process gör bara problemet värre.
Olle anade inte hur stor nytta han skulle få av detta! I nästa blogginlägg får vi följa hur Olle kom igång med RPA och om varför han senare skulle vara så nöjd över att ha tagit detta steg.