En av de vanligaste frågorna som kommer upp i diskussionerna kring Office 365 är säkerhet och backup av dokument samt mail. Den största osäkerheten som vi möter är vilken typ av säkerhet och backup som ingår som standard i molntjänsterna av Office 365, och är de tillräckliga? I detta blogginlägg kommer vi att förtydliga vad som ingår och vad vi rekommenderar att verksamheten kompletterar med för att få en säkrad Office 365 lösning.
Säkerheten som ingår i Office 365
Microsoft tjänst Office 365 är uppbyggd så att användaren har möjlighet till att kunna nå sina filer/dokument från flera olika enheter samt redigera online. Raderar användaren ett dokument hamnar det i en papperskorg. Normalt sett finns versionshantering vilket möjliggör att dokumentet kan återställas till en tidigare version. Men Microsoft erbjuder ingen traditionell backup i sin tjänst på enstaka dokument och filer. På begäran kan Microsoft dock med några dagars varsel återställa en hel sajt.
Backuplösning krävs för Kryptovirus
Ett scenario som är vanligt är att användaren får in ett kryptovirus på sin dator vilket innebär att dokumenten krypteras. Det som händer sedan är att dessa krypterade filer synkas till exempelvis OneDrive om du sparat dina filer där. I Office 365 ingår det att användaren kan återställa filerna till tidigare versioner. En del kryptovirus döper dessutom om filnamnen till exempelvis 1,2,3,4 vilket innebär att användaren inte vet vad det är för typ av dokument. För att kunna återställa tidigare versioner av ett dokument måste filnamnet vara identiskt.
I detta läge behövs en traditionell backuplösning som tar backup av dina filer och dokument inklusive filnamn. Backuplösningen sparar flera versioner under längre tid och vid behov av återställning finns möjligheten att utföra en återläsning av enstaka eller utvalda dokument. Med denna typ av backuplösning behöver man inte heller göra en återläsning av hela SharePoint-sajten om denna skulle bli drabbad.
Kryptovirus drabbar inte enbart den enskilda användaren
Risken är stor att ett kryptovirus drabbar fler användare än den som aktiverar viruset. I Office 365 finns möjlighet att dela sina OneDrive-dokument med andra användare och även synka ner filer lokalt ifrån SharePoint. Detta innebär att kryptovirus kommer att kunna leta sig in och attackera dokumentens ursprungliga lagringsplats.
Backup i molnet
Microsoft uppfyller en mängd olika certifieringar som säkerställer att dina dokument är tillgängliga, säkra och hålls privata i Office 365. Dessutom lagras flera kopior georedundant, det vill säga på olika geografiska platser. Svenska bolag får oftast sina dokument lagrade på Irland och i Amsterdam. Dock ingår inte traditionell backup.
Nu finns det en lösning på problemet med en webbtjänst som tar backup av dokument och filer i OneDrive, Sharepoint och Exchange-mail. Precis som med en traditionell backup väljer användaren hur många versioner och hur länge de ska spara sina backuper. Tjänsten erbjuder återställning av både enstaka filer och hela dokumentbiblioteket. Backupen kan lagras på valfri plats, det vill säga på en fysisk/virtuell server eller i en publik molntjänst som exempelvis Azure.
På Microsoft Trust Center finns mer detaljerad information om Microsofts policies, säkerhet och compliance.
Tryck på knappen nedan för att läsa mer om hur verksamheten säkerställer backup av sina dokument, filer och email.