Vi har blivit så mycket bättre på att upphandla IT vilket är glädjande för oss alla i allmänhet och den nyttjande IT-användaren i synnerhet. Vi behöver inte skruva tillbaka klockan speciellt mycket för att se en helt annan nytta med resultaten av dessa upphandlingar. Det har inte ens varit ovanligt att dessa fick göras om och göras mer rätt vilket av förklarliga skäl drev onödiga kostnader och tog onödig tid i anspråk.
Idag finns det dock ingen anledning att misslyckas med en upphandling, men vi vet ju alla att detta ändå sker, varför?
IT-leverantörerna svarar idag på mycket bättre ställda frågor det vill säga frågor som har sitt ursprung av det gällande behovet och nyttan snarare än av teknik, så den huvudsakliga anledningen till en mindre lyckad upphandling hittar vi nog inte där. Mer troligt är att det är bristen i de svar som IT-leverantören ger upphandlaren som är en betydande del av problemet.
Vi kan fortfarande se svar på frågeställningar som är drivna utifrån tekniken snarare än från verksamhetens behov, vilket ibland leder till en onödig obalans i leverans och nytta. Med detta sagt vill vi understryka att de berörda IT-leverantörernas ambition är inget annat än att tillmötesgå kunden och svaren ges med goda intentioner, anledningen är helt enkelt att IT-leverantörens egna marknadsstrategi är teknikdriven och/eller att det samlade erbjudandet är för snävt. Tittar vi i IT-backspegeln så är det kanske inte så konstigt, IT har sedan 70-talet haft sin utveckling i teknikmöjligheternas vagga. Det fanns till och med en stor marknadsförare som en gång sade att vi inte kan skapa ett behov, jag tror vi alla vet att IT tagit hål på den tesen sedan lång tid tillbaka.
Upphandla IT, hur svårt kan det vara? Svaret är nog att det inte blir svårare än vad man själv gör det till. Om man som upphandlare har med sig verksamhetens behov och nytta så kommer man också ställa de frågor och formalisera de krav som är relevanta för en lyckad upphandling. Det viktigaste för upphandlaren är att få adekvata svar som kan fylla det behov och uppnå den nyttan man är ute efter.
Givetvis så nyttjar vi tekniken för att uppnå en lyckad leverans, men den första meningen som läses i ett svar på en förfrågan bör kanske handla om nytta snarare än om just vilken hårdvara som skall användas.
Vi kan till och med sticka ut hakan och säga att man nästan helt kan bortse från tekniken i sina funderingar på behov och nytta, de tekniska möjligheterna finns där.
Utmana oss gärna!
I den här bloggserien som består av tre inlägg delar vi med oss av tankar, funderingar och tips i ämnet upphandling inom IT detta i hopp om att väcka inspiration och hjälpa er till en bättre upphandlingsprocess.
Läs gärna del två ”6 Tips till dig som ska upphandla IT”