I förra veckans blogginlägg gick vi igenom verksamhetens behov och krav. Sista delen i denna bloggserie handlar om arbetsplats som funktion och dess leverans.
Verksamhetens grundläggande behov kring arbetsplatsen styr kraven. Dessa krav i sin tur mynnar ut i en komplett teknisk lösning som i sin tur styrs av de processer och rutiner företaget och dess leverantör enas om:
Beställning och leverans
• Förvaltning
• Service och support
• Kommunikation & Rapportering
Det är viktigt att tjänsten hanterar alla de processer som berör arbetsplatsen. Tänk All inclusive.
Införande
Innan dessa processer kan börja tillämpas och leveransen av den nya plattformen påbörjas, måste alla tjänstekomponenter på plats och det tekniska systemstödet etableras och anpassas i linje med parternas samarbete. Vi kallar denna etableringsfas för transitionsprojekt. Detta projekt leds av Itm8 och styrs av förutsättningarna i gjord förstudie samt av uppsatta mål och budget.
Systemstöd
Många delar i transitionsprojektet innebär etablering av systemstöd för de processer som ska gälla under avtalstiden. Exempel på sådant är:
• Beställningsportal med atteststöd och asset register
• Distributionssystem för image, programvaror och patchning
• Supportsystem för rapportering samt:
-Incident
-Change
-Problem
-Release
Till detta kommer de integrationer som krävs, exempelvis mot Active Directory (AD) och annat för att ge stöd till attest och rollbaserad programdistribution.
De system som nämns ovan, finns ofta hos kunden i en eller annan form. Här gäller det att vara pragmatisk och välja väg utifrån förutsättningar. Det kan innebära att ett eller flera av kundens motsvarande system är en enklare och billigare väg till bra pris/prestanda samt låg risk.
Utrullningslogistik – Viktigt!
De delar i införandet som berör användarna är viktigt att hantera väl. En sådan sak är utrullning av ny utrustning till verksamheten. Detta måste förberedas mycket noggrant och planen bör innehålla såväl Plan B som Plan C. Att leverera nya arbetsplatser och kassor, på utsatt dag, till respektive medarbetare, till exempelvis en detaljhandelsskedja med närvaro på 400 platser, ställer mycket höga krav. Det handlar om att allt ska fungera, från konfiguration och installation, till godsmottagning på lokalkontoren och återtag av befintlig utrustning.
Itm8 har alltid en dedikerad delprojektledare för komplexa klientutrullningar. Detta ger oss möjlighet att återanvända de erfarenheter som uppstår när man levererat ut 1000-tals enheter till större företag och organisationer, vilket har visat sig vara ovärderligt.
Egen konfigurationsfabrik
Itm8's egen fabrik för konfiguration i Sundbyberg, innebär att projektledare får en oöverträffad kontroll på processerna kring utrullning. Det blir viktigt när saker går fel vilket det såklart gör ibland, och närheten och kontrollen över konfigurationen ger möjlighet att snabbt lösa problem eller planera om enligt plan B när så krävs. Det kan handla om uppkomna problem med konfigurationsfiler, nya ändrade datum för leverans från kund med mera. Det blir väldigt svårt att hantera detta om konfiguration är utlagd på underleverantör eller sker i tillverkarens fabrik i en annan världsdel.
Gemensam processinstruktion
Vi började det här inlägget genom att beskriva vikten av processer och rutiner under leveransen. En viktig del av införandet innebär att skriva ner och anpassa kund/leverantörs respektive ansvar, och utförligt beskriva hur en förändring ska gå till, hur support ska ges, hur beslut ska tas och så vidare. Den slutgiltiga produkten kallar vi leveransinstruktion och ska signeras av båda parter.
Leveransinstruktionen blir sedan parternas gemensamma instruktionsbok för hur vi tillsammans ska arbeta med våra gemensamma mottagare av tjänsten, nämligen ert företags användare.
Slutligen
Vi hoppas att den här korta bloggserien gett dig en inblick i hur Itm8 både implementerar och levererar arbetsplats som funktion till fast kostnad per användare och månad. Vi har berört den övergripande metodiken som startar i en behovsanalys, för att sen omsättas till en lösning, och slutligen implementation och leverans enligt ett väl genomarbetat ramverk.
Vi på Itm8 finns här om du är nyfiken på att veta mer, eller kanske ta del av erfarenheter genom att träffa andra kunder till Itm8som suttit i samma båt. Apropå båt så håller vi såklart tummarna för att vi får en fin sommar, men glöm inte flytvästen!