Vikten av att känna av stämningen bland dina medarbetare har i grunden inte förändrats med digitaliseringen. Det handlar fortfarande om att se individen, bygga en relation och skapa en fungerande arbetskultur med hållbart ledarskap. Det kan röra sig om allt från hur medarbetarna kommunicerar och samarbetar med varandra till hur du som chef interagerar med dina medarbetare. Ny teknik som använder Artificiell Intelligens (AI) kommer inte att ersätta det personliga samtalet. Däremot kommer AI kunna hjälpa dig som chef att hitta avvikelser i beteende och hjälpa dig anpassa samtalet till stunden och behovet.
Tekniken förenklar samtalet
Samtalet, kommunikationen, är det återkommande verktyget för dig som chef att möta dina medarbetare. Relationer på arbetsplatsen blir allt viktigare när allt fler företag går mot funktionsbaserade projektgrupper som anpassas efter varje projekts unika förutsättningar.
En stor fördel med de digitala verktygen är att de har gjort oss alla mer flexibla. Att arbeta hemifrån är idag inget konstigt eller tekniskt komplicerat. Men det flexibla arbetssättet har spridit ut arbetsstyrkan både geografiskt och tidsmässigt. I det lite större företaget finns kanske även kontor på flera platser runt om i landet eller till och med i andra länder som kräver resor för att besöka. Tidigare var lösningen ofta tele- och videokonferenser i särskilda rum som skulle bokas och där utrustningen krånglade lite för ofta. Idag är det enkelt att starta ett videomöte. Det kan planeras samma dag eller till och med vara lika spontant som ett telefonsamtal. All teknik med kamera och mikrofon finns på plats och fungerar direkt i datorn.
Kontorets samarbetsverktyg tar pulsen på medarbetarna
Den årliga medarbetarundersökningen med 100 statiska frågor kan idag ersättas av korta, snabba och riktade enkäter i samarbetsplattformar som Teams. Du kan som chef kolla av stämningen i gruppen före och under ett projekt och sedan följa upp känslan efter projektets avslut. Enkla verktyg, till exempel Forms i Teams, som inte bara samlar in data utan även presenterar den översiktligt och som kan bli till diskussionsunderlag i arbetsgruppen.
Här kan AI hjälpa dig att få överblick. Med Office 365 får du tillgång till flera enklare rapportverktyg där du som administratör kan se användningen av de olika apparna. Sökfunktionen Delve använder AI för att hitta trendande dokument så du kan se om något projekt drar extra resurser.
Ett sätt att sprida information på ett mer personligt sätt än via mejl är att dra nytta av Stream, ett företagets YouTube som också ingår i Office 365. Nyheten om en ny affär kan presenteras i en enklare video, en enkel mobiltelefonfilm utan effekter och partyhattar, men mycket mer engagerande än ett mejl.
Personliga verktyg för att hitta balans
Mycket i arbetslivet handlar om att hitta balans. Det rör ofta balansen mellan arbetsliv och privatliv men också om hur mycket du som chef ska granska och övervaka dina medarbetare. Ingen vill arbeta på ett kontor där ”Big Brother” ständigt vakar över allt de gör, men högpresterande personer kan ha svårt att själva dra en gräns för när de arbetar för mycket. Microsoft har lanserat funktionen MyAnalytics där medarbetare kan övervaka sig själva utan att chefen ser.
MyAnalytics är en app i Office 365 mäter och sammanställer användarens arbetsdag på ett överskådligt sätt. En instrumentpanel visar hur många timmar som spenderats i möten, på mejl och en rad andra aktiviteter. MyAnalytics använder AI för att hjälpa till att effektivisera möten och mejlhantering. Tänk på appen som ett smart träningsarmband för arbetslivet.
En medarbetare som hittar balans i sitt arbetsliv mår bättre, blir effektivare och bidrar inte minst till en mer positiv stämning på arbetsplatsen. Samtidigt minskar risken för att dina medarbetare arbetar för mycket, blir utbrända, säger upp sig eller tappar arbetslusten.
Tänk smart kring tekniken
Du kan som chef vara svår att få tag i, många möten och desto fler frågor på mejl och telefon gör att du inte hinner med den viktiga medarbetardialogen. Låt tekniken avlasta dig och dina medarbetare så att det uppstår utrymme för spontana samtal och informella möten. Det är nog det bästa sättet för tekniken att hjälpa dig skapa en relation med dina medarbetare och känna av stämningarna på kontoret.