7 tips som gör Office 365 och arbetsdagen till en digital räkmacka

Digitaliseringen av kontoret, arbetslivet och verktygen vi använder har förändrat arbetsdagen för i princip alla. Verktygen har blivit allt mer omfattande, med många smarta funktioner, så avancerade att det ibland är svårt att hänga med. En liten paradox är att stressiga arbetsdagar många gånger gör att vi missar de funktioner och arbetssätt som kan få dagen att flyta på bättre och minska stressen.

Mikael Roos arbetar med digital transformation på Itm8 och hjälper företag att arbeta smartare och effektivisera sina interna processer. Mikael har jobbat med IT-lösningar från Microsoft i över 20 år och har sett fördelarna med små som stora program. Han vet att det krävs en strategi bakom när nya verktyg börjar användas för att det ska få positiv effekt i organisationens dagliga arbete.

Här delar Mikael med sig av sju tips som effektiviserar arbetet och gör arbetsdagen till en digital räkmacka:

1: Hitta smarta lösningar för att automatisera affärsprocesser.

Ett sälj- eller servicemöte ska inte föregås av ett manuellt letande och bokande av hotell och flyg. Tar det tid att skicka ut veckorapporter från CRM-systemet till hela säljteamet? Att automatisera processer är ett bra sätt att jobba smartare. Microsofts automatiseringsverktyg heter Flow och kan integreras med dina favorit-appar, som till exempel Dynamics 365 eller bokningstjänster, för att automatisera rutinuppgifter.

2: Ta nästa kundmöte på nätet.

Första gången vi träffas föredrar de flesta ett personligt möte men nästa möte behöver ofta inte vara fysiskt. Att ta nästa möte som videomöte är effektivare än att resa och personligare än att bara ringa eller mejla. Kortare möten kan med fördel tas över nätet, vilket skapar utrymmer för en tätare dialog med kunden utan ineffektiva resor fram och tillbaka.

3: Länka samman dina Office 365-program

Det finns verktyg som ger dig full koll över din arbetsdag. Med Office 365 appen To-Do kan du skapa en lista över dagens arbetsuppgifter med möten från kalendern, uppgifter, flaggade mejl, eller skapa en uppgift direkt från en Skype-chatt. Finns det ingen direktlänk hjälper Flow till att koppla samman med till exempel Planner. Allt du ska göra, enkelt och överskådligt, så att inget riskerar att glömmas bort.

4: OneNote mer kraftfullt än många tror

OneNote är ett smidigt litetprogram som råkat hamna under radarn, få känner till OneNotes potential. Genom att använda OneNote på ett genomtänkt sätt växer OneNote till att bli en sökbar historik över möten, anteckningar, brainstorming-sessioner och mycket mer. Det går också att dela anteckningar med kollegorna så slipper du mejla runt dokument och samla in kommentarer.

5: Teams. Need we say more?

Det har sagts förut och tål att sägas igen: Teams är en killer-app som förändrar hur kolleger samarbetar i arbetsgruppen. När alla är med händer det saker: chatten snabbar upp dialogen, att hitta mötestider blir enkelt och samarbetet i grupperna blir effektivare. Är filservern en ända stor oreda som spiller över på mejlen snabbare än du hinner säga korrekturrunda? Delade dokument i Teams-klienten eliminerar versionsträsket på filservern och får bort alla onödiga mejl som skickas fram och tillbaka med ändringar och kommentarer.

6: Projektuppföljning snabbt och enkelt

Uppföljning i projektens alla faser säkerställer att alla är med på tåget och drar åt samma håll. Tidigare var det en utmaning och ett tungt jobb att samla in feedback. Med Microsoft Forms skapar du snabbt och enkelt formulär, distribuerar och sammanställer svaren för bästa möjliga uppföljning.

7: Skapa egna appar i Teams utan att programmera

Har du en idé till en app som skulle göra att din arbetsgrupp arbetade ännu smidigare? Skapa en unik funktion för Teams, webben eller mobilen i PowerApps, ett verktyg som inte kräver programmeringskunskap för att komma igång men som ändå är kraftfullt och med stor potential.

Bonustips: Jobba långsiktigt och konsekvent

Det finns inga magiska verktyg i världen som löser en ineffektiv process. Om alla i företaget arbetar i olika appar och verktyg efter eget tycke och smak uppstår inte de positiva effekterna. Ett gemensamt arbetssätt där alla arbetar konsekvent över tid är en förutsättning för att verktygen ska börja ge tillbaka i form av effektivare processer. Ett nyfiket företag kan med hjälp av utbildning, rätt verktyg och strukturerade processer gå från mejl- och dokumentkaos till sammansvetsade team som delar information, har effektiva processer och som inte missar en enda affärsmöjlighet.

Jobbar du och dina kollegor så smart och effektivt ni kan? Har ni koll på verktygens fulla potential? Gå vår Workshop och upptäck alla smarta lösningar i Office 365 som kommer göra er arbetsdag till en digital räkmacka

Ska vi träffas och prata om vad vi konkret kan göra för dig?