Viva är ett koncept inom Microsoft-sfären som utgör en gemensam samlingspunkt för medarbetarna. Meningen är att vara ett nav för olika delar av verktygen, som intranät, kommunikationskanaler, möteschattar, videosamtal. I en tid då hybridarbetsplatserna blir allt vanligare behövs en vid överblick för att underlätta samarbetet.
Leslie Qvandrup arbetar inom Itm8 som arkitekt och konsult inom Microsoft 365 Collaboration, Sharepoint och Teams. Främst är han expert på samarbetsplattformar och förespråkar olika sätt för medarbetarna att interagera smidigt under arbetsdagen.
”En medarbetarupplevelse är inte bara ett intranät eller en plattform. Det är mer av en helhetsupplevelse som genomsyrar hela arbetet”,
säger Leslie Qvandrup.
Samarbetets tid är här
Microsofts konceptbild för en medarbetarupplevelse är att den ska föra samman information, kommunikation, kunskap och utbildning. Ett katalysator som får den egna företagskulturen att växa och bli stark. Men idag är ju Teams redan något av en one stop shop för olika uppgifter som är viktiga för användaren att väva ihop; räcker det inte med ”Microsoft 365” som en plattform för samarbete – behövs verkligen något ytterligare?
”Tanken har varit att göra ett nytag med intranätkonceptet för att passa den moderna digitala arbetsplatsen. Och, ja, det är Microsoft 365, men som ett mer samlat koncept – med lite extrafeatures… ”,
säger Leslie och fortsätter.
”Du som medarbetare förväntar dig vissa standard på tekniken idag och nöjer dig inte längre med en fax och väggtelefon. Du vill exempelvis kunna jobba fritt på valfri plats. Poängen är att detta nya koncept ska fungera enkelt och flexibelt för att du ska hitta det du behöver på ett väldigt lätt sätt.”
Därför har Microsoft tagit fram Viva!
Viva – ett koncept på fyra ben
Microsoft Viva sammanför kommunikation, kunskap, lärande, resurser och insikter i arbetsflödet. Viva drivs av Microsoft 365 och hanteras via Teams, syftet är att främja en kultur som gör det möjligt för människor och team att vara sitt bästa jag, var som helst.
Viva är uppdelat i fyra olika delar:
Viva Connections - Denna del väver samman intranätet och Teams-klienten och är navet i medarbetarens dagliga arbete. Här hålls den delen som innehåller företagsgemensam information och organisationsnyheter ihop med MS Teams-klienten som är medarbetarens gränssnitt där medarbetaren har tillgång till projektinformation, chattar, planeringsverktyg och sina uppgifter. Lika enkelt som en app!
Utöver att väva samman dessa gränssnitt så ger Viva Connections tillgång till paneler som tillsammans med intranätet hjälper användaren att hålla koll på enskilda uppgifter från exempelvis en medarbetarundersökning till dagens lunch på kontorets lunchrestaurang.
Viva Learning – En läroplattform där allt utbildningsmaterial administreras. En samlingsplats som innehåller uppföljning av vad medarbetaren behöver göra och vilket utbud som finns att tillgå. Uppföljningen är kopplad till det personliga kontot i organisationen och både den enskilde och representanter från ledningen kan följa upp vad som har genomförts.
Viva Insights – Ett välbefinnandeverktyg med tre huvudsakliga funktioner: Att ha kontakt med medarbetarna, få påminnelser om uppföljning och att boka in fokustid. Insights tittar på hur respektive medarbetare fördelar sin tid och presenterar det överskådligt. Integriteten bibehålls eftersom arbetsgivaren inte har inblick i varje konto på individnivå – men kan på avdelningsnivå övergripande se hur alla mår, fördelar sin tid, hur många möten som sker och hur mycket alla lägger på samarbete respektive på egen tid.
Insights ger en fingervisning av hur organisationen spenderar sin tid och kan ses som en AI-kompis som ger förslag på hur medarbetaren ska lägga upp sin arbetsdag för att få ihop arbetspusslet.
Viva Topics – Ämnesbaserad information och expertkunskap, en kunskapsbank som söker tvärsektionellt igenom hela organisationen och bygger upp ny kunskap över tid. Med hjälp av AI katalogiseras data när olika benämningar dyker upp och knyts sedan samman med rätt resurser, expertis och kunskapsdata.
Detta blir företagets egen Wikipedia och här kan man samla information kring begrepp, projekt- eller produktnamn eller akronymer som man använder i branschen.
Utifrån dessa informationsbegrepp kan man härleda till dokument, artiklar, webbplatser och medarbetare. Detta ske delvis manuellt via utsedda redaktörer till stor del via den inbyggda maskinintelligensen i M365.
Vi hjälper er att komma igång
Viva passar såväl stora som små och medelstora företag och verksamheter. Alla som har någon typ av gemensam bas och företags- eller samarbetskultur dra nytta av att implementera lösningarna.
”Att få igång Viva ser vi bara som en fördel eftersom det då är det lättare att leda in medarbetarna på rätt informationsvägar. De kommer känna mer av helheten i de gränssnitt och verktyg de arbetar i – vi på Itm8 kan ge råd hur man ska börja och sedan gå vidare”
säger Leslie Qvandrup.
Kontakta oss på Itm8.se om du vill genomlysa din egen organisation. Microsoft Viva är navet som vi kan hjälpa dig att få snurr på.