Hur svensk hockey gick från reaktiv IT till strategisk motor

Svenska Ishockeyförbundets resa med itm8

När Svenska Ishockeyförbundet satte sina långsiktiga mål för 2030 blev en sak tydlig: digitalisering var inte längre ett stöd utan en strategisk förutsättning.

För att öka antalet aktiva, ge bättre stöd till föreningarna och fatta snabbare beslut behövde organisationen samla sin data, stärka säkerheten och skapa ett mer enhetligt arbetssätt. Tillsammans med itm8 tog man därför ett helhetsgrepp för att bygga en stabil grund som fungerar i vardagen och håller över tid.

Målbild

Fler licensierade spelare och domare och fortsatt internationell konkurrenskraft

Svenska Ishockeyförbundet är navet i svensk ishockey och samordnar verksamheten från ungdomsnivå till landslag tillsammans med regioner, distrikt och föreningar över hela landet.

Med Strategi 2030 satte förbundet tydliga mål: fler licensierade spelare och domare, ökat engagemang och fortsatt internationell konkurrenskraft.

"Vi har landat i att digitalisering är en grundförutsättning för att lyckas nå våra strategiska mål. Det handlar om att skapa förutsättningar för att utveckla vår idrott och alla som verkar inom den," säger Anton Fjällström, digitaliseringsansvarig på Svenska Ishockeyförbundet.

Samtidigt var IT-miljön svår att överblicka. Data fanns i flera system, säkerhetskraven ökade och det var svårt att få en gemensam bild av nuläget, vilket försvårade både prioriteringar och uppföljning.

Utmaningen

Komplex IT-miljö och brist på överblick

Förbundet stod inför ett dilemma. Hur skapar man en säker och stabil IT-miljö samtidigt som medarbetare, föreningar och distrikt snabbt behöver tillgång till rätt information för att kunna fatta beslut?

Utmaningarna handlade bland annat om att:

• Skydda verksamheten i ett läge med ökade cyberhot
• Samla data som tidigare låg utspridd i flera system
• Göra det enklare att dela insikter inom organisationen
• Kunna rikta insatser baserat på fakta istället för magkänsla

Det blev tydligt att det inte räckte att lösa enskilda problem, utan att man behövde arbeta mer strukturerat och långsiktigt tillsammans med en partner.

Lösningen

Stärka säkerheten och göra data användbar i praktiken

Förbundet valde att arbeta tillsammans med itm8 för att ta fram en gemensam plan för organisationens digitala utveckling en digital roadmap.

”Vi kom in i en situation där hela ishockeyförbundet ville framåt i sin digitala satsning, så första steget blev att kartlägga hela deras strategi för de kommande fem åren,” säger Fredrik Molander, Account Manager på itm8.

Arbetet involverade både ledning och verksamhet för att skapa samsyn kring riktning och mål. Det blev startpunkten för ett samarbete där itm8 inte bara levererar teknik, utan är med och prioriterar, utmanar och driver arbetet framåt.

Utifrån planen har arbetet fokuserat på tre saker: få IT att fungera i vardagen, stärka säkerheten och göra data användbar i praktiken.

Stärkt säkerhet och stabilitet

itm8 ansvarar idag för att driva och utveckla förbundets IT-miljö, från datorer och nätverk till konferensrum och support.

Med hjälp av bland annat en SOC-funktion övervakas IT-miljön dygnet runt, vilket gör att incidenter kan upptäckas och hanteras direkt. Samtidigt har det blivit enklare för medarbetare att arbeta rätt från början med tydliga riktlinjer, säkrare arbetsmiljö och snabb tillgång till hjälp vid behov.

Dataplattform för bättre beslut

En viktig del av arbetet har varit att samla data i en gemensam plattform. Data hämtas dagligen från tävlingssystemet och visualiseras i rapporter där både förbundet, distrikt och regioner kan följa utvecklingen.

Det gör det möjligt att:

• Följa tillväxt av spelare, domare och tränare
• Se skillnader mellan regioner och föreningar
• Identifiera var avhopp sker
• Följa upp effekten av insatser över tid

Arbetssätt som driver utveckling

Samarbetet bygger på en tydlig struktur med strategiska, taktiska och operativa möten. Det innebär att man löpande följer upp vad som fungerar, prioriterar nästa steg och säkerställer att utvecklingen går framåt utan att tappa tempo i vardagen.

"Vi har gått från att vara en reaktiv partner till att vara en proaktiv partner. För att lyckas måste vi våga utmana varandra och tänka långsiktigt, det är då man bygger ett riktigt partnerskap", säger Fredrik Molander.

Resultatet

Tryggare vardag och bättre beslutsstöd

Samarbetet mellan Svenska Ishockeyförbundet och itm8 har skapat en stabil grund som märks i hela verksamheten. Förändringarna syns både i det dagliga arbetet och i hur organisationen nu kan planera framåt.

Tryggare vardag och bättre beslutsstöd

En stabilare och säkrare IT-miljö gör att medarbetare kan arbeta utan avbrott, samtidigt som organisationen står bättre rustad mot incidenter och externa hot. Med realtidsövervakning och ett mer strukturerat säkerhetsarbete har sårbarheten minskat inte minst i samband med större evenemang där kraven på tillgänglighet och säkerhet är extra höga.

Samtidigt har den nya dataplattformen förändrat hur förbundet arbetar. Istället för data från flera system finns nu en gemensam nulägesbild, vilket förenklar beslut, insatser och uppföljning. Dessutom kan man stötta distrikt och föreningar med konkreta insikter eftersom alla nu kan ta del av gemensamma KPI:er och följa resan mot målen. Man kan exempelvis analysera tillväxt och avhopp samt följa utvecklingen utifrån ålder, kön och geografi.

Nästa steg

Att utveckla ny AI-baserade verktyg

Med en stabil grund på plats handlar nästa steg om att bygga vidare på det som redan fungerar. Framåt ser förbundet möjligheter att koppla på fler datakällor, fördjupa analyserna och utveckla nya AI-baserade verktyg som ytterligare stärker beslutsstödet i hela organisationen.

Det skapar förutsättningar för ett ännu mer datadrivet arbetssätt, där insikter kan omsättas snabbare i konkreta åtgärder, både centralt och ute i föreningarna.

"Vi har kommit väldigt långt i vår digitala resa och har nu en stabil och modern IT-miljö som gör det enklare för oss att gå framåt. Här har samarbetet med itm8 varit oerhört viktigt. Eftersom vi hela tiden har fått snabb tillgång till rätt expertis har vi kunnat arbeta både strategiskt och operativt samtidigt, vilket är en tydlig framgångsfaktor. Nu har vi en bottenplatta som ger oss förutsättningar att utveckla vårt digitala erbjudande ytterligare, och därigenom skapa ännu större värde för svensk hockey," avslutar Anton Fjällström.