Kjell & Company är ett retailbolag inom elektronik som startade som familjeföretag redan 1988. Sedan dess har bolaget vuxit till att bli ett börsnoterat företag med 152 butiker i Sverige och Norge samt e-handel.
Med ett lager som rymmer närmare 10 000 olika produkter hanterar företaget stora mängder orderbekräftelser från leverantörer runt om i världen. Varje inkommen orderbekräftelse behöver kontrolleras innan ordern kunde släppas vidare till lagret, ett arbete som utförts manuellt.
För att minska den manuella hanteringen och skapa ett mer effektivt flöde tog Kjell & Company tillsammans med itm8 fram en automatiserad lösning för orderbekräftelser som skulle effektivisera arbetsflödet.
Utmaningen
Manuella kontroller och moment 22
För att bibehålla sitt stora sortiment lägger Kjell & Company order till omkring 200 leverantörer varje vecka. Orderbekräftelserna behövde tidigare kontrolleras manuellt mot ordern i affärssystemet, så att uppgifter som artikelnummer, pris, leveransdatum och antal stämde.
Arbetet var tidskrävande för inköpsteamet och hade dessutom direkt påverkan på logistikflödet. En order kunde inte släppas vidare till lagret förrän den var kontrollerad. Samtidigt kunde lagerpersonalen inte börja hantera ordern innan den var släppt. Det skapade ett slags moment 22 mellan inköp och lager, där ett administrativt kontrollsteg riskerade att bromsa lagerpersonalens arbete.
Utmaningarna Kjell & Company stod inför:
- Tidskrävande manuell kontroll av orderbekräftelser mot affärssystemet.
- Ett moment 22 där lagerarbetet inte kunde påbörjas förrän ordern kontrollerats.
Kjell & Company behövde därför ett mer effektivt sätt att hantera orderbekräftelser, där tiden kunde läggas på de avvikelser som faktiskt behövde åtgärdas.
Identifieringen av fel är den absolut största vinsten. Att bara kunna fokusera på det som faktiskt behöver justeras
Emelie Cedergren, Demand Planner på Kjell & Company
Lösningen
En Power App som fångar avvikelser i orderflödet
När EDI eller API inte var möjligt i det befintliga affärssystemet behövde Kjell & Company hitta ett annat sätt att effektivisera arbetsflödet. Tillsammans med itm8 utvecklades därför en Power App som kunde automatisera kontrollen av avvikelser i orderbekräftelserna.
En Power App är en applikation som kan användas för att omvandla manuella affärsprocesser till digitala och automatiserade arbetsflöden. För Kjell & Company innebär det att orderbekräftelser kan läsas in och jämföras mot den ursprungliga ordern.
När en order skickas till leverantören går orderdatan även till appen. När leverantören sedan skickar sin orderbekräftelse jämför appen uppgifter som artikelnummer, pris, leveransdatum och antal mot ordern. Eventuella avvikelser flaggas på radnivå.
”Det vi vill hantera är avvikelserna. Vi vill ju inte identifiera det som redan är rätt”, säger Emelie Cedergren, Demand Planner på Kjell & Company.
En lösning som utvecklades steg för steg.
För att göra lösningen så träffsäker som möjligt behövde itm8 sätta sig in i och förstå den stora variationen i orderbekräftelserna. Eftersom leverantörerna skickar dem från olika affärssystem och i olika PDF-format presenteras inte alltid information som datum, priser och artikelnummer på samma sätt. Emelie berättar:
”Leverantörerna skickar orderbekräftelserna på sina egna sätt. Det har varit väldigt viktigt att ha förståelsen, för någonting som kan uppfattas som litet kan få stora följdfel hos oss.”
För att appen skulle kunna tolka variationerna på ett bättre sätt behövde AI-läsningen justeras utifrån verkliga exempel. Kjell & Company bidrog med verksamhetsförståelse, exempeldata och kunskap om leverantörsflödet, medan itm8 stod för den tekniska utvecklingen.
Även integrationen mot Kjell & Companys affärssystem behövde justeras. När data skickades vidare från appen till affärssystemet uppstod ibland situationer där filer kunde fastna eller innehålla information som systemet inte kunde hantera. Därför infördes ett flaggningssystem som skulle göra IT medvetna om när något fastnat i flödet.
Resultatet
Fokus på avvikelser i stället för dubbelarbete
Med appen har Kjell & Company fått bättre förutsättningar att hitta de fel som behöver hanteras i orderbekräftelserna. Den största vinsten ligger i att inte behöva lägga samma manuella arbete på att kontrollera sådant som redan stämmer.
”Identifieringen av fel är den absolut största vinsten. Att bara kunna fokusera på det som faktiskt behöver justeras”, berättar Emelie.
Även tidsvinsten har varit värdefull, även om tiden som frigjorts snabbt fyllts upp av andra arbetsuppgifter.
Nästa steg
Appen ska fortsätta förbättras
MVP:n är nu avslutad, men lösningen ska fortsätta att förfinas och förbättras. Fokus blir därför att fortsätta utveckla lösningen där nyttan är tydlig, till exempel om en förbättring kan skapa tidsvinst eller göra flödet mer stabilt.
Kjell & Company har också fortsatt kontakt med itm8 när fel uppstår eller något behöver justeras. På så sätt kan lösningen fortsätta utvecklas i takt med att nya behov identifieras.
Ska vi hjälpa dig också?
Fyll i formuläret så kontaktar vi dig.