lästid I minuter: 3
Utmaning
När IT skarpar friktion i stället för stöd
Företagarna hade en fungerande IT-miljö, men samarbetet kring IT fungerade inte.
Medarbetare upplevde frustration kring support och långa ledtider. Roller och kontaktvägar var otydliga, samtidigt som kraven på säkerhet ökade. Dessutom saknades en tydlig plan för hur IT-miljön skulle utvecklas över tid.
Utmaningarna handlade bland annat om att:
- Otydliga roller och ansvar
- Ökade krav på cybersäkerhet
- Ineffektiva onboarding- och offboardingprocesser
- En servicedesk som saknade tillräcklig förståelse för verksamhetens behov
- Avsaknad av en långsiktig plan för IT-utvecklingen
Företagarna behövde mer än en leverantör som löste tekniska problem. Man sökte en partner som kunde bidra både operativt, taktiskt och strategiskt.
Lösningen
En roadmap som skapade gemensam riktning
För att skapa struktur och långsiktighet i IT-arbetet tog Företagarna och itm8 tillsammans fram en roadmap baserad på verksamhetens behov, utmaningar och mål.
Roadmapen skapade ett gemensamt ramverk för prioriteringar, ansvarsfördelning och framtida utveckling. Den gjorde det möjligt att gå från reaktiva insatser till ett mer strategiskt arbetssätt där verksamhetens mål kunde styra IT-utvecklingen.
"Att ta fram roadmapen var bland det viktigaste vi gjorde. Det gav oss ett gemensamt fokus kring vad vi ville samarbeta om, både på kort och lång sikt." Filip Goldmann, Head of Member Services & Business Development, Företagarna
Genom workshops med verksamhet, ledning och specialister från itm8 skapades samsyn kring nuläge, prioriteringar och framtida riktning. Roadmapen blev därefter grunden för det fortsatta samarbetet.
Ett samarbete med tydlig struktur
Med roadmapen som grund etablerades en struktur för regelbunden uppföljning och gemensam planering. Genom operativa, taktiska och strategiska möten kunde Företagarna och itm8 prioritera rätt initiativ, följa upp utvecklingen och säkerställa att IT-arbetet stödde verksamhetens mål.
”Det handlar inte bara om att lösa det operativa i vardagen utan också om att taktiskt och strategiskt hjälpa kunden framåt,” säger Maria Håkansson, Customer Success Manager på itm8.
Tydligare servicedesk och användarstöd
Ett av de första fokusområdena var att förbättra användarupplevelsen kring support.
För att skapa en mer verksamhetsnära support utvecklade Företagarna och itm8 tillsammans arbetssätt, dokumentation och kontaktvägar. Fokus låg på att öka förståelsen för organisationens behov och skapa en smidigare upplevelse för användarna.
Parallellt förbättrades onboarding- och offboardingprocesserna för att ge bättre kontroll över användare, behörigheter och utrustning.
”Vi hade en servicedesk-funktion men de hade ingen riktig kunskap om hur vi som kund fungerade. Det behövde vi förändra tillsammans.” Andreas Steffen, IT-ansvarig på Företagarna.
Strukturerat säkerhetsarbete
Säkerhet blev tidigt en central del av roadmapen. Företagarna och itm8 etablerade ett långsiktigt säkerhetsarbete med tydliga prioriteringar och kontinuerlig uppföljning.
Arbetet omfattade bland annat:
- Förbättrad klientsäkerhet
- Utvecklade kontostrukturer
- Stärkt identitets- och åtkomsthantering
- Bredare införande av multifaktorautentisering (MFA)
- Löpande arbete med Microsoft Secure Score
- Säkerhetsövervakning genom SOC
Genom ett strukturerat och långsiktigt arbete har säkerhetsnivån successivt höjts samtidigt som användarna kunnat arbeta vidare på samma smidiga sätt som tidigare.
Resultat
Högre säkerhet, mindre friktion och större trygghet
Idag upplever Företagarna betydligt mindre friktion kopplat till IT. Kommunikationsvägarna är tydligare, samarbetet fungerar bättre och medarbetarna får snabbare stöd i vardagen. Samtidigt har organisationen stärkt säkerheten och skapat en stabil grund för fortsatt utveckling.
"Medarbetare klagar i väldigt liten utsträckning på att det är fel i grundstrukturen eller infrastrukturen. Det är ett tydligt kvalitetsmärke på att vi har en bra grund att stå på." Filip Goldmann.
Även säkerhetsarbetet har utvecklats tydligt. Genom kontinuerlig uppföljning och ett strukturerat arbetssätt har Företagarna stärkt säkerheten steg för steg och samtidigt skapat bättre kontroll över sin IT-miljö.
"Vi kanske var 'good enough' tidigare, men nu börjar vi prata bäst i klassen på vissa områden. Samtidigt ser vi mjukare effekter som är minst lika viktiga. En säker kollega med säker utrustning som kan jobba ostört utan friktion är ett enormt mervärde för oss, och det var lite det vi var ute efter från början." Andreas Steffen.
Minst lika viktigt som de tekniska förbättringarna är den trygghet som samarbetet skapar. Genom tydliga kontaktvägar, gemensamma prioriteringar och en nära dialog har relationen utvecklats från en traditionell leverantörsrelation till ett långsiktigt partnerskap.
"Det största värdet för oss är tryggheten i samarbetet. Eftersom en stor del av vår IT ligger hos vår partner är det viktigt att kunna ha en nära och transparent dialog – både i vardagen och när något händer." Filip Goldmann.
Nästa steg
Fokus på säkerhet, automatisering och AI
Med den stabila grund som nu är på plats kan Företagarna fokusera mindre på att hantera IT-utmaningar och mer på att skapa verksamhetsvärde genom IT-säkerhet, automatisering och AI.
Nästa steg handlar om att fortsätta utveckla säkerhetsarbetet, effektivisera processer genom automation och utforska hur AI kan bidra till verksamheten framöver.
"Nu kan vi fokusera ännu mer på säkerhet, automatiseringar och AI. Det handlar om att fortsätta täppa till hålen och säkerställa en stabil leverans framåt. Dessutom finns det många tjänster som vi ännu inte har presenterats för, så vi har mycket av den godispåsen kvar." Andreas Steffen.
Företagarnas resa visar att ett framgångsrikt IT-samarbete handlar om mer än teknik. När verksamhet, processer och säkerhet utvecklas i samma riktning kan IT gå från att vara något som måste fungera till att bli en strategisk drivkraft för organisationens utveckling.
Genom ett nära partnerskap med gemensamma mål, tydliga prioriteringar och kontinuerlig utveckling har Företagarna skapat en stabil och framtidssäker IT-miljö. Resultatet är ökad trygghet, bättre förutsättningar för verksamheten och ett IT-stöd som skapar långsiktigt affärsvärde.