Eztablisher

Eztablishers byte till Microsoft 365 avgörande för deras tillväxtresa  

Från att vara en liten startup till framgångsrik aktör inom mötesbokning. Eztablisher har verkligen etablerat sig på den svenska marknaden – och hjälpt många av sina kunder att göra detsamma.

Men det har inte saknats utmaningar på vägen. Det kunde ha slutat illa när IT-miljön inte levererade längre.

Kunden

Hjälper företag att etablera sig

Eztablisher jobbar med telemarketing och mötesbokning inriktat på B2B.

”Vi hjälper företag att komma i kontakt med nya kunder,” säger Jonatan Bolin, operativ chef på företaget han grundade 2017 med sin bror Josef. ”Jag kvalitetssäkrar leveranserna, onboardar nya medarbetare och kunder, ser till att verksamheten flyter på.”

De två brödernas startup har idag vuxit till 22 personer som jobbar på kontoren i Stockholm, Visby och på distans. De hanterar tusentals samtal per dag och bokar runt 1000 möten per månad för sina kunders räkning.

Utmaningen

Rörigt när verksamheten växte

Eztablisher använde Googles IT-plattform vilket fungerade bra till en början. Men verksamheten växte, kunderna blev fler och medarbetarna likaså.

Det blev allt svårare att hålla reda på all kundinformation, alla dokument och allt som skulle göras. Strömmen med e-post till kundsupporten blev allt stridare och till sist blev det svårt att hinna svara på alla mejl.

Internkommunikationen började fallera. Jonatan och Josef märkte att medarbetarna inte kände sig som en del av ett team. Att flera av dem jobbade på distans i flera länder gjorde inte saken bättre.

Förändringar i kundprojekten kommunicerades inte. ”Det blev för rörigt”, säger Jonatan. ”Medarbetarna och kundnöjdheten tog stryk. Vi behövde ta kontroll över situationen. Vi behövde en ny IT-plattform.”

Lösningen

Microsoft 365

Smidig migration

Valet föll på Microsoft 365 – och på itm8, som hjälpte till med migrationen i början av 2023.

”Den var viktigt för att Eztablisher skulle kunna ta hand om sina kunddata och för att verksamhet skulle kunna växa och ta emot nya kunder,” konstaterar Morten Kammer, konsult på itm8.

Jonathan: ”itm8 byggde vårt intranät på Sharepoint, satte upp OneDrive, mejl - rubbet. Jag var rädd att det skulle krävas en massa arbete från vår sida men det var mycket enkelt för oss.”

Eztablisher fick en dedikerad projektledare som lade mycket tid på förberedelserna. ”Han satt och gjorde tester efter arbetstid för att inte påverka leveransen.”

All data flyttades över på en natt. Användarna fick utbildning innan: ”Alla visste hur de skulle använda Teams och Outlook. Det var en sömlös övergång, väldigt smidigt. Och hade vi frågor efteråt var det bara att ringa projektledaren.”

Bättre teamkänsla, kommunikation och leveranskvalitet

Så vad har förändrats efter migrationen?

Den interna kommunikationen har genomgått en stor förbättring.

”Våra distansarbetare satt hemma och ringde utan kontakt med de andra, vilket kan vara riktigt tufft. Nu kommunicerar vi i chattar och videomöten hela tiden och har olika chattrum för specifika frågor. Vi samlas några gånger per dag, har möten och peppar varandra.”

Det finns mötesplatser för att kommunicera förändringar i projektet och kanaler för snabba avstämningar. Och OneDrive och Sharepoint har gjort det mycket enklare att dela information.

PowerBI har gjort beslutsunderlagen bättre och besluten snabbare. ”Vi har realtidsdata på alla KPI:er och kan se var tiden försvinner, vad de lägger tiden på vilket gör det möjligt att skala upp verksamheten.”

Flera rutinuppgifter har automatiserats med Power Automate, till exempel vid onboarding av nya kunder och uppdatering av excellrapporter. ”Rapporterna gör att säljarna vet exakt vilka möten som blir bokade och hur. De vet vilka möten som blir avbokade och varför och vilka som genomförs och vad de resulterade i.”

Sist men inte minst har leveranskvaliteten ökat: ”Vi har koll på kundernas utmaningar och bokar bättre kundmöten än våra konkurrenter.”

itm8 genuint lösningsorienterade     

Jonatan kallar itm8 genuint lösningsorienterade. ”Man får alltid en positiv känsla när man ringer supporten. Det är snabba svar, snabb återkoppling.”

Sen har vi det här med IT-säkerheten. Jonatan berättar att en jättestor potentiell kund med höga säkerhetskrav dök upp vid årsskiftet 2023-2024.

”Vi hade knappt ägnat säkerheten en tanke förut. Nu fick vi nästan hundra frågor om vår informationssäkerhet. itm8 hjälpte oss att svara på alla frågor och styra upp säkerheten. Det framkom att vi hade ett antal sårbarheter som vi behövde hantera. De var helt avgörande för att få in den kunden.”

itm8 har även implementerat och ger support på ett antal säkerhetslösningar specifikt anpassade till Eztablishers tjänster.

Jonatan summerar sin IT-miljö: ”Ingen huvudvärk – det bara funkar.”

Slutsats: transparens ger samarbete

En av Jonatans lärdomar handlar om samarbete: ”Ge medarbetarna bättre insikt om helheten, de måste förstå hela bolagets olika funktioner för att kunna förstå och respektera de andras arbete. Förut var det mycket krockar internt. Helt transparent och tillgänglig information har skapat en tryggare och bättre arbetsmiljö.”

Bättre informationshantering och kommunikation har också gjort teamet mer insatt i kundernas verksamhet, vilket har resulterat i bättre leverans och större kundnöjdhet. För att inte tala om teamkänsla och arbetsglädje.

”Det känns tryggt att veta att vår IT-miljö är att räkna med. Och det är mycket roligare att gå till jobbet.”