Behovet av ökad digitalisering är för de flesta av oss ett känt faktum. Utmaningen med att driva digitalisering eller digital transformation är inte i första hand en teknisk utmaning, utan vi bromsas av kompetensbrist och vår egen förmåga att skapa värde av teknikinvesteringar. Svenska IT-organisationer ställs dagligen inför växande krav och förväntningar vad gäller att öka digitaliseringsgraden samtidigt som budget och tid är en begränsande faktor. Tre av fyra begränsar därför sina digitaliseringsinitiativ till enbart digitala gränssnitt, t.ex. e-tjänster och mobilapplikationer. [1]En fortsatt digitalisering är ett måste.
Tyvärr ses digitalisering och säkerhet av många som två motstridiga drivkrafter. Att digitalisera och snabbt transformera en verksamhet utan avkall på säkerheten är en stor utmaning, men inte en omöjlighet med väl underbyggda beslut. Eftersom vi inte har oändliga resurser måste vi kompromissa med antingen budget, tid eller förmåga, men kanske framför allt med våra användares bekvämlighet och egen frihet. Något så litet som en missad uppdatering eller ett oförsiktigt öppnande av en bilaga i mailen kan få förödande konsekvenser, men vi kan inte heller begränsa våra användare så att produktivitet drabbas. Inte heller kan vi helt släppa dem fria.
Vår grundläggande utmaning är att nå en framgångsrik digitalisering samtidigt som en hög säkerhetsnivå bibehålls. Något behöver därför ändras för att bryta trenden där en majoritet av dagens digitalisering leder till bristande informationssäkerhet.[2]
VERKSAMHETENS ANSVAR
Data har blivit en viktig tillgång för såväl verksamhetens utveckling såväl som samhällets. Det är ett viktigt konkurrensmedel i privat sektor, och något som kan bidra till stort värdeskapande i offentlig sektor. Det är lätt att förbise att data för, kartor, trafik, väder, energi och hälsovård tillsammans med statistik och forskning är en nyckel för att utveckla bättre samhällstjänster. Digitaliseringen är inget val, utan ett måste samtidigt som vi till stor del saknar den nödvändiga ambitionen att digitalisera genom hela verksamheten.
Allt fler distribuerade och löst knutna värdekedjor behöver väl integrerade IT-system för att koppla samman verksamhetsprocesser med all den data som nu genereras. Denna data är bara en bråkdel av det värde som måste skyddas och verksamheten måste ta sitt ansvar för att hantera denna risk. Risk kan och får inte bli en fråga som endast ska hanteras av IT, utan den bör gå hela vägen upp till högsta ledningsnivå.
Det här betyder att säkerhet måste vara en så pass viktig fråga att det inte helt går att, utan eget ansvar, outsourca till någon annan. Om du som så många andra upplever svår brist på kompetens inom området så är det en god idé att låta en trygg partner som oss hjälpa dig, ta hand om tekniken för att på så sätt låta den egna organisationen kunna fokusera på kärnverksamheten.
Bekymmersfri IT 24/7
När verksamheten ska fokusera på sina värdeskapande aktiviteter behöver IT kunna leverera bekymmersfritt. Detta även i en tid när stora delar av ”kontoret” finns i fickan eller i hemmet hos verksamhetens medarbetare. Ökat distansarbete och accelererande digitalisering gör att kravet på bekymmersfri IT har ökat markant. IT har snabbt behövt bli mer motståndskraftig både gällande säkerhet, men också för förändring och flexibilitet. Till exempel måste servicedesk kunna hantera enheter som i allt större utsträckning rör sig i icke-kontrollerbara miljöer. Detsamma gäller data och information som finns på samt rör sig mellan dessa enheter och miljöer.
En bekymmersfri IT-arbetsplats låter varje medarbetare utgå från säker och alltid tillgänglig information under stabila förhållanden, vilket inte bara innebär en produktivitetshöjning utan också en minskad digital stress. Verksamheter som använder moderna arbetsplatsverktyg upplever en 25-procentig subjektiv ökning i produktivitet bara genom de möjligheter som ges genom IT-stödet.[3] Det här skapar en intern nöjdhet med arbetsverktyg som utgångspunkt. Därför är det idag allt viktigare att med hjälp av moderna arbetsplatsverktyg och arbetssätt försöka uppnå en nöjd verksamhetshelhet. Vi berättar gärna hur vi själva gör för att uppnå en produktiv och säker miljö!
ATT TÄNKA PÅ FÖR EGEN DEL
Införanden av nya verktyg, oavsett organisation, bör präglas av noggrannhet och planering för att verktygen faktiskt ska uppnå tänkt effekt i organisationen. Det finns inga mirakelpiller för verksamhetsproblem att lösa genom ren teknik. Genomslaget från ”konsument-IT” fortsätter att driva krav på funktionalitet och bekymmersfri IT. Den tidigare passiva arbetaren ställer högre krav på sin IT-arbetsplats.
För ett lyckat genomförande behöver man ibland gå tillbaka och se till att man klarar av att leverera grunderna utöver de faktiska verktygen:
- Syfte och mål – viktigt att direkt kunna ge verksamheten förklaringar om varför en förändring är viktig och kommer bidra till högre effektivitet.
- Utbildning – förklara hur det är tänkt att fungera.
- Verksamhetsförståelse – hur nya verktyg ska användas enligt de egna förutsättningarna.
- Hjälpsamhet – Genom hjälp skapas ökad nöjdhet som i sin tur leder till positiva effekter.
Moderna arbetsverktyg i vår digitala värld är en strategisk fråga som gärna får involvera hela organisationen i sin strävan mot effektivitet. Var noga med säkerheten och hur data hanteras, men våga också ta steget. Om något av detta känns övermäktigt berättar vi på Iym8 gärna hur du med enkla medel kan komma vidare i ditt arbete mot en säker och produktiv arbetsplats.