Vi är väl alla överens om detta: digitaliseringen av arbetsmiljön är här för att stanna. Olika företag har kommit olika långt, men för många har transformationen accelererat det senaste året. Därför vill Mikael Roos, Arkitekt – Modern Work, lyfta frågan om hur vi går vidare från nuvarande tekniska nivå till nästa steg. Har du koll på hur det ser ut i din egen organisation och hur en flexibel arbetsplats ska utformas?
Kanske har du redan läst vår blogg om hur viktigt det är att etablera, och ibland nyetablera, de tekniska lösningarna i organisationen? Där pratade Linnéa om hur du kan identifiera behovet av nyetablering och vilka personer och konstellationer inom organisationen som bäst för den kunskapen vidare internt.
I denna artikel vill vi istället fokusera på det rent tekniska. Hur jobbar du med funktioner som ligger inbäddade i redan befintliga affärs- och IT-system? Känner du ens till att de finns och hur går du vidare för att dra nytta av dem?
Utnyttja hela systemet
För många organisationer stannar utveckling när ett visst verktyg har implementerats. De medarbetare som exempelvis använder Teams kan tycka att det räcker med att kunna kommunicera och mötas i plattformen. Men om de nöjer sig med det så missar de – och organisation i stort – alla övriga möjligheter som finns inbyggda och skulle kunna utnyttjas för att öka verksamhetens effektivitet och lönsamhet.
”Det kan finnas ett motstånd i många företag. De ser inte en helhet i det system de har investerat i och fortsätter att använda standardfunktionerna. Om så är fallet är det viktigt att ta nästa steg och förenkla för medarbetarna i deras dagliga arbete. Många sitter på en outnyttjad kapacitet som skulle kunna få dem att jobba på ett bättre sätt”, säger Mikael.
Han fortsätter med ett aktuellt exempel:
”Vi hjälper företag med utbildning och tips hur man får till smarta och effektiva onlinemöten i Teams. Men ibland kanske det inte är ett möte som behövs för att nå ett resultat eller att utföra en arbetsuppgift tillsammans. Det kan vara en förbättring av en process och ett stöd i form av en app eller ett arbetsflöde i Teams som egentligen behövs”.
Fortsätt att jobba i Teams efter mötet
Förutom att lära sig utnyttja den plattform som företaget redan har investerat i, är det viktigt att få med samtliga på samma spår.
”Det finns medarbetare som börjar med egna lösningar; kanske har de hittat en app och använder den individuellt eller i en liten grupp. Men det är bättre att hitta lösningar som fungerar för en hel avdelning – då blir det inte lika stökigt och det går att skapa en mer effektiv och strukturerad arbetsmiljö”, berättar Mikael.
Mikael nämner åter Teams där ett nästa steg i den digitala utvecklingen kan handla om att använda plattformens olika appar för att jobba med vardagliga sysslor. Kanske en kundlista från CRM:et kan visas i en Teams-vy eller kanske används något av plattformens smarta verktyg när ett avtal med en kund ska signeras.
Möjligheterna är många och i de flesta organisationer saknas kunskapen om plattformens alla funktioner.
Gå vidare på egen hand – eller ta hjälp
Det fina med dagens välutvecklade IT-plattformar är att allting har underlättats. När du tidigare behövde ha djupa kunskaper i programmering kan några dagars egen förkovran idag leda till att en avancerad app kan tas fram. Alternativet är att kontakta Itm8.
”När vi väl har gått igenom er arbetsprocess och identifierat vad ni behöver så kan vi skapa en app i Power Apps som är en del av Office 365 på bara en vecka. Något som tidigare tog månader att bygga med andra utvecklingsverktyg och mer kod”, berättar Mikael.
Nästan alla avdelningar inom en organisation kan dra nytta av befintliga funktioner. Mikael nämner några:
- Servicedesk, skulle kunna använda notisfunktionerna i Teams. Är du exempelvis säljledare för ett team som inte når upp till budget: då kan det plinga till för att påminna om att du bör agera.
- HR kan också behöva se över sina processer. Bland annat kan on- och off-boarding-processer hanteras i Teams för att få en överblick av vilka onboardingar som har startat, vilken fas de är i och vilka regler de omfattar. Appar som Microsoft Lists, Planner och Power-plattformen är exempel på verktyg för detta ändamål. ”Processen kan stöttas och visualiseras genom att bygga appar eller en bot. Exempelvis en välkomstbot för nyanställda där du som ny på företaget kan chatta med boten och få reda på fakta om din anställning, förmåner och hur du rapporterar internt”.
Idag behövs inte en stor IT-avdelning för att prestera sådana funktioner. Samtidigt märker Mikael och hans kollegor att många ännu inte har börjat använda denna outnyttjade källa till effektivitet och lönsamhet.
”Många företag har insett att det är i digitaliseringen de ska vara men de använder fortfarande inte den styrka som finns. Som ett exempel, de flesta av de nya företag vi träffar och hjälper har inte börjat använda botar än. De har redan plattformen för att kunna jobba bättre, men gör det inte än. Det är dags att ta nästa kliv nu”, avslutar Mikael.
Med hjälp av Microsoft 365 och anpassningar i Teams från Itm8 så har du ditt digitala och virtuella kontor där du kan jobba var du än befinner dig. Modern Workplace 2.0 är här!
Har ni koll på era tekniska system och plattformar och kan ni få ut mer av dem? Kontakta oss gärna för en diskussion om nästa steg.
Läs gärna artikeln ”Kundanpassad utbildning – nyckel för framgångsrika IT-projekt” där Itm8 delar med sig av sina bästa tips om hur du får med användarna på resan.