Maximal effekt med minimal investering: så hittar du processer att digitalisera först

Din företagsledning vill se konkret affärsnytta av digitaliseringsåtgärderna, inte bara kostnader - och det finns inte obegränsat med tid och resurser.

Så vilka processer ger störst effekt att digitalisera eller automatisera? Var ska man börja? Finns det några smarta genvägar?

Mikael Roos, vår Principal Architect Modern Work and AI, besvarar 8 frågor om digitalisering som många ställer sig just nu.

1. Vilka faktorer bör vägas in när vi väljer processer att automatisera först?

Börja med arbetsmoment som kan automatiseras relativt enkelt och visa värde mer eller mindre omgående. Ta många små steg som över tiden tillsammans levererar större och större nytta för verksamheten.

Alltför komplicerade projekt har visat sig leda till att medarbetarna går in i väggen, budgeten spricker och hela projektet strandar ohjälpligt som en felnavigerad grindval.

Titta efter use cases som:

• Tar mycket manuell arbetstid
• Är monotona och tråkiga
• Innehåller en hög risk för misstag och kvalitetstapp
• Är komplexa och informationskrävande
• Stöder företagets digitala strategi

Ett exempel är en delprocess som jämför inköpsordrar med leveransordrar för att säkerställa att exakt det som köps in kommer att levereras. Ett tidsödande arbete som lätt tröttar ut medarbetarna som förr eller senare börjar göra fel eller förbise något.

Den sista punkten är avgörande för att få ledningens förtroende och säkra fortsatta investeringar i digitalisering. Om man kan man visa att en investering kommer att ge – eller ännu bättre har gett – resultat i linje med företagets fastslagna digitala strategi blir det betydligt lättare att få alla med på tåget.

2. Finns det några bra exempel på processer som är enkla att automatisera och snabbt ger stor effekt?

Det finns många lågt hängande frukter.

En är processer för on- och offboarding av anställda. En automatisering kan höja kvaliteten genom att säkerställa rätt information, stöd och hjälp i rätt tid och samtidigt ge en bättre medarbetarupplevelse. Det är inte ovanligt att vissa dokument eller applikationer är okända eller svårfunna. Här skulle det kunna finnas en AI-agent som den anställda kan prata med.
Ett annat exempel är arbetet att jämföra och analysera informationsrika textdokument som avtal, fakturor och ärenderapporter.

2025 förekommer fortfarande en ännu lägre hängande frukt: pappershantering. Avtal, brev och rapporter skrivs ut, administreras och stansas in manuellt så att de även ska bli digitala. Ser det ut så hos er är det bara att skrida till verket och eliminera all onödig pappershantering.

3. Vilka är de vanligaste misstagen när man ska digitalisera?

Majoriteten av alla AI- och digitaliseringsprojekt fallerar. Fem vanliga orsaker till det är att man:

• Börjar med alltför stora projekt
• Har för höga förväntningar på tekniken
• Inte synkar dem med medarbetarna och verksamhetens behov
• Inte tar höjd för driftsstöd och systemförvaltning inklusive felsökning och användarstöd
• Inte har förankrat dem i en affärs- eller digitaliseringsstrategi

4. Hur hanterar vi det interna motståndet mot förändring?

En fråga fler borde ställa sig oftare. En ledtråd: tydlig förändringsledning. För att bara plocka tre saker som har stor effekt:

• Kommunicera projektets syfte och nytta. Se till att alla vet hur det bidrar till företagets digitala – och övergripande – strategi.
• Utbilda alla berörda medarbetare, framför allt de som använder den nya teknologin.
• Se till att de som jobbar i processen är med från början och är delaktiga från kravställning till design.

5. Hur räknar jag hem ett digitaliseringsinitiativ så att det visar ROI - inte bara en kostnad?

Ta små steg. Undvik business case som kräver en jättebudget som sen måste betala sig, men tänk samtidigt långsiktigt. Gör en roadmap för företagets digitalisering.

Bestäm vad som ska mätas och hur i form av mätetal. Syftet med att automatisera en viss delprocess kan vara något så pass tydligt som att öka produktiviteten med x% med samma personal, eller att undvika att anställa en ny person. Det gör det lättare att mäta nytta och måluppfyllnad.

En förutsättning är en fungerande dataplattform och ordning på den data som ska mätas så att den är tillgänglig när den behövs.

6. Finns det några enkla metoder och verktyg som hjälper oss att snabbt kartlägga våra processer och identifiera automatiseringspotential?

Mitt tips: använd en playbook som både ger vägledning i de tekniska aspekterna av automatisering och de oundvikliga organisatoriska och kulturella förändringarna. Den sammanfattar bästa praxis, verktyg och ramverk som behövs för att automatisera arbetsflöden och processer med framgång. Steg för steg, från identifierat arbetsmoment till förvaltning och uppföljning.

För att försöka sammanfatta automatiseringsprocessen:

1. Börja med inspiration och exempel på vad som kan göras. Det är svårt att föreställa sig nya arbetssätt om man inte vet vad som faktiskt kan göras.
2. Identifiera momentet - vad kan vi automatisera i vår verksamhet?
3. Identifiera värdet av insatsen och bestäm hur den ska mätas.
4. Implementera automatiseringen och börja mäta nyttan.
5. Beräkna investeringens avkastning eller ROI.

7. Vad krävs för att integrera AI i våra verksamhetsprocesser? Behövs stora datamängder eller avancerade system?

Hur stor datamängd som behövs beror på vad som ska göras. Generativ AI kräver inte lika mycket data som prediktiv AI. Att automatisera en process för onboarding eller jämföra dokument kräver till exempel inga stora datamängder.

AI gör det också möjligt att utveckla automatiseringsverktyg med betydligt mindre insats och högre hastighet än vad som hittills varit möjligt. Medan traditionell utveckling kräver välstrukturerade, välordnade data kan AI jobba med ostrukturerade data. En fördel när till exempel en mängd offerter med olika struktur och benämningar ska jämföras och utvärderas.

8. Om du skulle ge ett enda råd inför digitaliseringsresan?

Börja nu, vänta inte! Fastna inte i problem och utmaningar.

Ta små steg, så behöver det inte bli perfekt från början.

Och ta hjälp - jag och mina medarbetare bjuder gärna på inspiration, råd och exempel.

Mikael Roos,

Principal Architect Modern Work and AI