Digital transformation: misstagen de flesta gör och hur du lyckas

Många tolkar digital transformation för bokstavligt.  

Det är egentligen inte bara en digital transformation, utan en transformation av människor, processer och teknologi i samverkan. 

Ändå utgår sällan IT-strategier från verksamhetens och medarbetarnas behov – för att inte tala om affärsmålen. Inte konstigt att transformationsprojekten inte levererar förväntat värde.  

För att lyckas behöver du en digital strategi som tar hänsyn till helheten. Vi kallar det digital roadmap. 

Därför misslyckas 70% av transformationsprojekten 

Det kanske vanligaste misstaget bland svenska organisationer är att se digital transformation som en teknologisk förändring. De investerar tungt i teknologi men glömmer bort att inkludera människor och processer.  

Det slutar ofelbart med att den förbättrade effektivitet som ledningen hade hoppats på lyser med sin frånvaro. Samtidigt stiger oron för att konkurrenterna faktiskt lyckas dra nytta av tekniken och får ett ointagligt försprång.   

Känner du igen det här? Då är du inte ensam.  

Enligt Forbes har 93% av företagen en digital strategi och satsar stora pengar på digital transformation[1]. Ändå misslyckas hela 70% av projekten[2].  

IT-strategi förväxlas ofta med digital strategi. IT-strategin optimerar IT-infrastrukturen och dess verktyg. Digital transformation handlar om att förbättra eller skapa nya affärsprocesser, kundupplevelser och organisationskultur med ny teknik. 

Kanske är det därför digitala strategier inte kopplas till affärsmålen och affärsstrategin. Man fokuserar på den nya tekniken och glömmer att förankra IT-strategin med verksamheten och affärsstrategin. 

Teknik kan bara förbättra verksamheten om människor använder den till att anamma nya, effektiva arbetssätt. En ineffektiv process kan inte lösas enbart med teknik. De nuvarande arbetssätten behöver utmanas och förnyas - möjligen med hjälp av digitala lösningar - och människor måste ges förutsättningar att anpassa sig till det nya. 

Människor, teknik och processer är ömsesidigt beroende och ditt affärsresultat hänger på hur de samverkar.  

Teknikfokuset avspeglas i kravställningen. En inte ovanlig inställning vid exempelvis plattformsupphandlingar är att ”IT äger kravställningen.” Som om den borde skötas av IT-avdelningen själv utan inblandning av verksamheten som ska använda plattformen. Visst är det märkligt att förvänta sig affärsvärde från dag ett om den tekniska lösningen inte tillgodoser verksamhetens behov?  

Dina projekt behöver integreras med verksamheten och utbilda medarbetarna så att de verkligen kan dra nytta av det nya. Och deras oro för förändring behöver fångas upp och bemötas. 

Så hur ska du gå tillväga? 

Skapa samarbete mellan teamen 

Nyckelordet är som så ofta: samarbete. Börja med att samla ledningsgruppen, nyckelintressenter från verksamhet och IT i samma rum. För att en CDO ska förstå verksamhetens behov är det bra att prata med verksamhetschefen. Och så vidare.  

Var inte rädd att utmana gamla sanningar, till exempel vad gäller vilka roller som behövs när de nya arbetssätten införts. Vara öppen för nya idéer och sänk garden.   

Välj tydliga initiativ och konkretisera dem: vad ska vi göra och hur. Bryt ned dem i små steg som skapar förändring över tid. Börja med ”easy wins” för att lära organisationen hantera tekniken, visa nyttan av den och skapa framgångshistorier. Kommunicera och förklara värdet av det nya arbetssättet. På vilket sätt blir arbetet enklare och sparar tid?  

Det är svårt att motiveras av alltför stora mål så sätt delmål och fira framstegen längst vägen. Se inte minst till att alla berörda medarbetare använder de nya verktygen - och att ledningen använder dem.  

En digital roadmap får allt att hänga ihop 

En digital roadmap är en färdplan för din organisations digitala transformationsresa. Ett levande dokument som kopplar teknik, människan och processer i olika delar av organisationen till varandra så att de samverkar. 

Vi tar avstamp i nuläget och dina långsiktiga affärsmål och identifierar ett antal initiativ som är centrala för att nå målen. Det ger alla en gemensam överblick av vart de är på väg, vad de behöver göra och när.  

Sen beskrivs varje initiativ – vad det ska uppnå, hur det ska göras och varför det är prioriterat.  

Vi kikar på vilka resurser och kompetenser som krävs för att kunna genomföra förändringen – och vi pratar inte bara tekniska resurser. 

Det hela mynnar ut i en realistisk handlingsplan som talar om vad som ska göras, i vilken ordning och vilka beroenden som finns.  

Just beroenden är extra viktiga för att kunna ta rätt steg och i rätt ordning. Vi har sett företag som vill bli effektivare genom att implementera en AI-modell, men som vid närmare påseende har behövt strukturera upp sin datahantering och sina interna processer först. Cybersäkerhet är en annan vanlig hygienfaktor som behöver adresseras i början.  

En bra digital roadmap bidrar till snabbare digitalisering och ett bättre affärsresultat. Företag som synkar digital transformation med affärsmål presterar finansiellt upp till 20-30% bättre över tid enligt Forbes.  

Det ska inte bara vara roligt utan också lönsamt att ta fram en digital roadmap med oss. 

Tove Madsen 

Managementkonsult